Создание исходящего письма

Для создания нового исходящего письма необходимо перейти в раздел "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":

Так же можно создать исходящее письмо на основании уже созданного документа. для этого необходимо нажать на кнопку “Создать на основании”:

Откроется новое окно где необходимо выбрать вид документа и нажать кнопку “Создать”:

Вид документа	Значение
О сроках поставки оборудования	Это вид документа, который отправляется контрагенту, чтобы оповестить о сроках производства оборудования;
Переписка с контрагентом	Это вид документа, рассылаемый компанией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы;
Презентационное письмо	Это письмо, которое содержит информацию о компании, ее продуктах или услугах, а также о том, как она может помочь в решении проблем или достижении целей клиента.
Рассылка в ТД Взлет	Это исходящее письмо, в котором указана следующая информация: наименование, оборудование, количество, наименование объекта и т.д. , которая направляется в ТД Взлет для закрепления определенного объекта за менеджером.

Для того, чтобы ускорить поиск вида документа, воспользуйтесь строкой поиска!

После выбора шаблона исходящего письма откроется окно “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизиты “Вид документа”, "Наименование", “Организация”, "Папка", “Подразделение”, "Подготовил" - заполнятся автоматически!

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Краткое содержание	Краткое содержание документа, основная суть.
Предмет переписки	Это документ, о котором идет речь в переписке.  Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.
В ответ на	Входящее письмо, в ответ на которое мы создаем исходящее письмо. Заполняется в случае, если исходящий документ отправляется в ответ на входящий!
Адресат	Человек, которому было направлено входящее письмо
№ получателя	Входящий номер, присвоенный получателем
Способ	Способ получения документа контрагентом: Email - по электронной почте Курьер - курьером лично в руки Почта - в отделении "Почта России"
Комментарий	Дополнительная информация исходящего письма
Ответственный	Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.
Форма	Форма документа, выбрать бумажная или электронная

В случае, если создается типовое исходящее письмо, то файл документа уже есть и его необходимо заполнить данными документа. Для этого необходимо перейти на страницу “Файлы”, выделить файл с документом, нажать кнопку “Еще” и выбрать команду “Заполнить файл данными документа”. Все заполненные ранее данные из реквизитов документа автоматически заполнятся в файле исходящего письма.

В случае, если создается нетиповой документ - после заполнения реквизитов необходимо приложить файл документа. Для этого необходимо нажать кнопку “Добавить файл”. Откроется окно “Создание нового файла” где необходимо нажать на кнопку “Загрузить с диска”:

Откроется окно “Выбор файла”, где необходимо выбрать нужный файл и нажать открыть:

После чего файл появится на странице "Файлы", далее необходимо нажать кнопку "Записать":