Создание исходящего письма
Для создания нового исходящего письма необходимо перейти в раздел "Документооборот" - "Документы":
Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":
Так же можно создать исходящее письмо на основании уже созданного документа. для этого необходимо нажать на кнопку “Создать на основании”:
Откроется новое окно где необходимо выбрать вид документа и нажать кнопку “Создать”:
|
Вид документа |
Значение |
| О сроках поставки оборудования | Это вид документа, который отправляется контрагенту, чтобы оповестить о сроках производства оборудования; |
| Переписка с контрагентом | Это вид документа, рассылаемый компанией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы; |
| Презентационное письмо | Это письмо, которое содержит информацию о компании, ее продуктах или услугах, а также о том, как она может помочь в решении проблем или достижении целей клиента. |
| Рассылка в ТД Взлет | Это исходящее письмо, в котором указана следующая информация: наименование, оборудование, количество, наименование объекта и т.д. , которая направляется в ТД Взлет для закрепления определенного объекта за менеджером. |
Для того, чтобы ускорить поиск вида документа, воспользуйтесь строкой поиска!
После выбора шаблона исходящего письма откроется окно “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:
Реквизиты “Вид документа”, "Наименование", “Организация”, "Папка", “Подразделение”, "Подготовил" - заполнятся автоматически!
| Реквизит | Что содержит? | Где находится? |
| Краткое содержание | Краткое содержание документа, основная суть. |
|
| Предмет переписки |
Это документ, о котором идет речь в переписке. Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д. |
|
| В ответ на |
Входящее письмо, в ответ на которое мы создаем исходящее письмо. Заполняется в случае, если исходящий документ отправляется в ответ на входящий! |
|
| Адресат | Человек, которому было направлено входящее письмо |
|
| № получателя | Входящий номер, присвоенный получателем |
|
| Способ |
Способ получения документа контрагентом: Email - по электронной почте Курьер - курьером лично в руки Почта - в отделении "Почта России" |
|
| Комментарий | Дополнительная информация исходящего письма |
|
| Ответственный | Сотрудник, который владеет всей информацией по документу. |
|
| Форма | Форма документа, выбрать бумажная или электронная |
|
В случае, если создается типовое исходящее письмо, то файл документа уже есть и его необходимо заполнить данными документа. Для этого необходимо перейти на страницу “Файлы”, выделить файл с документом, нажать кнопку “Еще” и выбрать команду “Заполнить файл данными документа”. Все заполненные ранее данные из реквизитов документа автоматически заполнятся в файле исходящего письма.
В случае, если создается нетиповой документ - после заполнения реквизитов необходимо приложить файл документа. Для этого необходимо нажать кнопку “Добавить файл”. Откроется окно “Создание нового файла” где необходимо нажать на кнопку “Загрузить с диска”:
Откроется окно “Выбор файла”, где необходимо выбрать нужный файл и нажать открыть:
После чего файл появится на странице "Файлы", далее необходимо нажать кнопку "Записать":
