Создание входящего письма

Входящее письмо  - это письмо, которое приходит на наш почтовый ящик. Оно может содержать информацию о новых заявках, ответы на исходящие письма и т.д.

Для создания входящего письма открываем раздел "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":

Еще есть возможность создания на основании входящего письма!

Для этого необходимо перейти в раздел - "Документооборот" - "Почта":

Откроется список писем, где необходимо выбрать письмо и нажать кнопку - "Создать на основании" - "Документ":

Либо открыть письмо, чтобы ознакомиться подробнее и нажать кнопку - "Создать на основании" - "Документ":

Далее откроется окно, где необходимо выбрать вид входящего письма:

Вид входящего письма	Значение
Запрос актов сверки взаиморасчетов	Запрос от контрагента, направленный на получение документа о наличии или отсутствии задолженностей между двумя сторонами.
Запрос из налоговых органов	Запрос документов из налоговых органов
Информационное письмо от поставщика	Письмо от поставщика, которое содержит такую информацию как: информация о компании, продукт который предлагает поставщик и т.д.
Оплата, возврат ДС, погашение задолженности	Информация об оплате, возврате денежных средств или о погашение задолженности
Первичные бухгалтерские документы	Входящее письмо, которое содержит в себе запрос на такие документы как: УПД и Акт выполненных работ.
Переписка с контрагентом	Процесс обмена электронными письмами между нашей организацией и контрагентом.
Претензия, исковое заявление, отзыв ответчика	Входящее письмо по претензионно-исковой работе
Рассылка от ТД Взлет	Информационная рассылка от ТД Взлет

После того, как вид входящего письма определен и выбран - необходимо нажать кнопку “Создать”:

Откроется страница “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизиты "Вид документа", "Папка", "Подразделение", "Подготовил" - заполнится автоматически!

Реквизиты для заполнения:

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Краткое содержание	Краткое содержание документа, основная суть.
Предмет переписки	Это документ, о котором идет речь в переписке.  Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.
Организация	Организация, для которой было адресовано письмо
Адресат	Человек, которому было направлено входящее письмо
Получен	Способ получения документа: Email - по электронной почте Курьер - курьером лично в руки Почта - в отделении "Почта России"
В ответ на	Исходящее письмо в ответ на которое мы создаем входящее письмо Заполняется в случае, если входящий документ получен в ответ на исходящий!
Отправитель	Человек, от которого было получено письмо
Подписал	Подписант входящего письма
Исходящий от	Исходящая дата, присвоенная отправителем
Комментарий	Дополнительная информация входящего письма
Проект	В случае, если письмо относится к проекту - его необходимо выбрать. Информация уточняется у ответственного менеджера!
Ответственный	Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.
Форма	Форма договора, выбрать бумажная или электронная

Чтобы добавить файл - необходимо перейти - "Добавить" - "Выбрать нужный файл" - "Открыть":

Прикрепленный файл появится на странице - "Файлы":

После проделанных действий - важно зарегистрировать документ, чтобы присвоить регистрационный номер. Для этого нажимаем на кнопку - "Зарегистрировать":

Присвоится регистрационный номер и дата регистрации!