Создание входящего письма

Входящее письмо  - это письмо, которое приходит на наш почтовый ящик. Оно может содержать информацию о новых заявках, ответы на исходящие письма и т.д.

Для создания входящего письма открываем раздел "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":

Еще есть возможность создания на основании входящего письма!

Для этого необходимо перейти в раздел - "Документооборот" - "Почта":

Откроется список писем, где необходимо выбрать письмо и нажать кнопку - "Создать на основании" - "Документ":

Либо открыть письмо, чтобы ознакомиться подробнее и нажать кнопку - "Создать на основании" - "Документ":

Далее откроется окно, где необходимо выбрать вид входящего письма:

Вид входящего письма

Значение

Запрос актов сверки взаиморасчетов

Запрос от контрагента, направленный на получение документа о наличии или отсутствии задолженностей между двумя сторонами.

Запрос из налоговых органов

Запрос документов из налоговых органов

Информационное письмо от поставщика

Письмо от поставщика, которое содержит такую информацию как: информация о компании, продукт который предлагает поставщик и т.д.

Оплата, возврат ДС, погашение задолженности

Информация об оплате, возврате денежных средств или о погашение задолженности

Первичные бухгалтерские документы

Входящее письмо, которое содержит в себе запрос на такие документы как: УПД и Акт выполненных работ.

Переписка с контрагентом

Процесс обмена электронными письмами между нашей организацией и контрагентом.

Претензия, исковое заявление, отзыв ответчика

Входящее письмо по претензионно-исковой работе

Рассылка от ТД Взлет

Информационная рассылка от ТД Взлет

После того, как вид входящего письма определен и выбран - необходимо нажать кнопку “Создать”:

Откроется страница “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизиты "Вид документа", "Папка", "Подразделение", "Подготовил" - заполнится автоматически!

Реквизиты для заполнения:

Реквизит

Что содержит?

Где находится?

Краткое содержание

Краткое содержание документа, основная суть.

Предмет переписки

Это документ, о котором идет речь в переписке.

Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.

Организация

Организация, для которой было адресовано письмо

Адресат

Человек, которому было направлено входящее письмо

Получен

Способ получения документа:

Email - по электронной почте

Курьер - курьером лично в руки

Почта - в отделении "Почта России"

В ответ на

Исходящее письмо в ответ на которое мы создаем входящее письмо

Заполняется в случае, если входящий документ получен в ответ на исходящий!

Отправитель

Человек, от которого было получено письмо

Подписал

Подписант входящего письма

Исходящий от

Исходящая дата, присвоенная отправителем

Комментарий

Дополнительная информация входящего письма

Проект

В случае, если письмо относится к проекту - его необходимо выбрать.

Информация уточняется у ответственного менеджера!

Ответственный

Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.

Форма

Форма договора, выбрать бумажная или электронная

Чтобы добавить файл - необходимо перейти - "Добавить" - "Выбрать нужный файл" - "Открыть":

Прикрепленный файл появится на странице - "Файлы":

После проделанных действий - важно зарегистрировать документ, чтобы присвоить регистрационный номер. Для этого нажимаем на кнопку - "Зарегистрировать":

Присвоится регистрационный номер и дата регистрации!