Работа с документом "Заказ поставщика"
- Работа с документом "Заказ поставщику"
- Работа со списком документов "Заказы поставщиков"
- Замена материлов на аналоги
- Реестр платежей
Работа с документом "Заказ поставщику"
Формирование заказа поставщика - это процесс, при котором происходит заполнение заказа поставщику, исходя из потребностей нашей компании: материалы для производства, материалы для внутреннего потребления и т.д.
Есть два варианта формирования документа:
- На основании документа "Заказ клиента"
- Создание из списка документов "Заказы поставщикам"
1. На основании документа "Заказ клиента"
Первым делом необходимо найти "Заказ клиента", на основании которого мы будем создавать "Заказ поставщику":
Подробнее о роботе со списком документов "Заказы клиентов"
Нажимаем команду - "Создать на основании" - "Заказ поставщику":
Для создания сразу нескольких заказов, есть возможность выбрать вариант "Заказы поставщикам"
Так же создать "Заказ поставщика" можно напрямую из документа "Заказ клиента":
Далее откроется окно, где необходимо заполнить корректное количество заказываемого товара и нажать кнопку - "Создать документ":
2. Создание из списка документов "Заказы поставщикам"
Переходим в список документов и жмем кнопку - "Создать":
Подробнее о работе со списком документов "Заказы поставщикам"
Далее откроется форма создания документа, где необходимо заполнить следующие страницы: основное, товары, дополнительно:
- Страница "Основное"
- Страница "Товары"
- Страница "Дополнительно"
Если документ создан на основании "Заказа клиента", все реквизиты заполнятся автоматически и необходима проверка и корректировка!
1. Страница "Основное"
Реквизиты для заполнения:
| Реквизит | Описание |
| Поставщик | Контрагент, у которого производим закупку |
| Склад | Склад поступления товаров по заказу |
| Способ доставки | Методы, используемые для транспортировки товаров |
| Адрес доставки | Пункт назначения груза |
| Номер транспортной накладной | Это уникальный идентификатор, который присваивается каждой накладной при ее оформлении в транспортной компании |
| Доставляется | Поставить "галочку", если заказ в процессе доставки |
| Оплата | Условия оплаты |
| Хоз. операция | Закупка у поставщика. Вид операции заказа поставщику. |
| Организация | Наша организация от которой производим закупку |
| Договор | Договор, в рамках которого оформляется заказ |
| Комментарий | Произвольный комментарий. Дополнительная информация. |
2. Страница "Товары"
Переходим на страницу "Товары", где вы увидите следующие колонки списка:
|
Колонка |
Описание |
| Номенклатура поставщика | Номенклатура в терминах поставщика |
| Номенклатура | Наименование номенклатурной позиции |
| Назначение | Назначение обособленной потребности, обеспечиваемой заказом |
| Сумма с НДС | Сумма с НДС по номенклатуре |
| Количество | Количество упаковок или единиц номенклатуры |
| Ед. изм. | В этой единицы измерения ведется учет складских остатков товаров и указывается количество номенклатуры в одной упаковке |
| Вид цены | Вид цены закупки |
| Цена | Цена подставляется на условии соглашения или вручную |
| Прошлая цена | Предыдущая зарегистрированная цена номенклатуры |
| Сумма | Сумма для номенклатуры |
| Ставка НДС | Ставка НДС для номенклатуры |
| НДС | Сумма НДС для номенклатуры |
| Подразделение - получатель |
Отдел, для которого выполняется услуга |
| Списать на расходы | Если расходы, связанные с приобретением работы, товара или многооборотной тары, требуется отнести на статью расходов |
| Аналитика расходов | Объект аналитики прочих расходов |
| Отменено | Признак отмены строки заказа |
| Желаемая дата поступления | Желаемая дата поступления товаров, оказания услуг в рамках заказа |
| Отгрузка одной датой | Признак, означающий что все товары или услуги будут доставлены или предоставлены в один день |
| Длительность доставки | Количество дней, которое требуется для того, чтобы товар или услуга были доставлены от поставщика |
| Дата поступления | Дата фактического поступления товара или исполнения услуг поставщиком |
3. Страница "Дополнительно"
Реквизиты для заполнения:
| Реквизит | Описание |
| Менеджер | Ответственный за заказ |
| Подразделение | Подразделение обособленного учета товаров |
| Контактное лицо | Контактное лицо для взаимодействия заказу |
| Группа фин. учета расчетов | Группа финансового учета расчетов с партнерами |
| Валюта | Валюта документа |
| Цена включает НДС | Признак включения НДС в цену и сумму документа |
| Налогообложение | Тип налогообложение закупки у поставщика товаров и услуг налогом на добавленную стоимость |
| Регистрировать цены поставщика автоматически | Возможность зарегистрировать цены поставщика на дату документа для строк с заполненным видом цен |
| Номер заказа по данным поставщика | Номер и дата заказа по данным поставщика |
| Информация для печати | Произвольный текст для дополнительной информации |
После заполнения всех необходимых реквизитов - нажимаем кнопку - "Провести и закрыть":
Формирование заказа поставщика завершено!
Работа со списком документов "Заказы поставщиков"
Документ "Заказ поставщика" предназначен для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, а также порядке и сроках оплаты.
Для того, чтобы перейти в список документов "Заказы поставщиков", необходимо перейти в раздел - "Закупки" - "Заказы поставщикам":
Откроется форма списка “Заказы поставщикам”, которая содержит - список документов, варианты отборов и команды списка.
Варианты отбора:
| Вариант отбора | Определение |
| Текущее состояние |
Отбор заказов по текущему состоянию
|
| Срок выполнения |
Отбор по сроку выполнения |
| Приоритет |
Отбор по приоритетам: высокий, средний, низкий |
| Менеджер | Отбор по ответственному лицу. |
Ниже располагается командная панель списка, где находятся команды, которые позволяют совершать действия с документами - “Заказы поставщикам”:
Команды списка “Заказы поставщикам”:
| Команда | Наименование | Описание |
|
|
Создать | Команда для создания нового документа “Заказ поставщика” |
|
|
Создать новый элемент копированием текущего | Команда для создания документа с идентичными данными, выделенного документа |
|
|
Создать на основании | Команда для создания документа на основании "Заказа поставщика" |
|
|
Отчеты | Команда для формирования отчета |
|
|
Перейти к истории изменений | История изменения документа |
|
|
Напомнить, отправить SMS, отправить письмо | Команда для создания напоминания, отправки SMS, отправки письма |
|
|
Команды печати | Команда, необходимая для отправки документа на печать в принтер |
|
|
Отбор по выбранному значению |
Команда для отбора по выбранному значению в текущей колонке: Дата, сумма, поставщик и т.д. |
|
|
Сброс отбора |
Команда для очистки отборов |
|
|
Поиск |
Поле для поиска документов |
Колонки списка:
|
Колонка списка |
Определение |
| Номер | Номер заказа поставщика |
| Дата | Дата, когда был создан документ “Заказ поставщика” |
| Номер по данным поставщикам | Номер заказа по данным поставщика |
| Автор | Пользователь, который создал документ |
| Сумма | Общая сумма заказа |
| Договор | Договор, в рамках которого оформляется заказ |
| Склад | Склад поступления товаров по заказу |
| Поставщик | Контрагент, участвующий в хозяйственных операциях с предприятием по заказу |
| Текущее состояние | Отбор по текущему состоянию заказа |
| Организация | Организация предприятия. от имени которого оформляется заказ |
| Срок выполнения | Срок завершения заказа |
| % оплаты | Сумма денежных средств в процентах, фактически оплаченных поставщику |
|
% поступления |
Количество товара, заказанного у поставщика, который поступил |
|
% долга |
Количество товара в %, который еще находится процессе готовности |
|
Валюта |
Валюта документа |
|
Хоз. операция |
Вид операции заказа поставщику |
|
Дата поступления |
Дата поступления товаров, выполнения услуг |
Замена материлов на аналоги
Для обработки ситуации, когда у поставщика нет в наличии запрашиваемой номенклатуры и он предлагает заменить ее на аналог - в документе "Заказ поставщику" предусмотрен механизм замены материалов на аналог.
Данный механизм необходим для:
- Согласования замены номенклатуры на аналог с проектным отделом;
- Автоматической замены номенклатуры на аналогичную в документе "Заказ поставщику", "Этап производства";
- Автоматической замены номенклатуры на аналогичную в "Ресурсной спецификации" с фиксацией исходной номенклатуры.
Со стороны отдела логистики для использования механизма необходимо:
- Выделить в списке "Товаров" в документе "Заказ поставщику" строки с номенклатурой которую необходимо заменить на аналогичную и нажать кнопку "Заменить на аналоги":
Откроется новое окно в котором будет заполнена выбранная ранее номенклатура с группировкой по заказу на производство и суммой по количеству, ответственный проектировщик который разместил материалы в этап производства и заказ на производство:
2. Далее для каждой строки необходимо выбрать номенклатуру-аналог:
В случае, если необходимо заменить 1 номенклатуру на несколько (2 и более), выделить нужную строку с номенклатурой, установить признак "Н.А." (несколько аналогов) и в правой части окна заполнить список номенклатур аналогов:
3. По умолчанию, задачи согласования замены номенклатуры на аналог в проектный отдел будут поставлены исполнителям указанным в таблице:
Однако, в случае, если необходимо согласовать все замены с одним проектировщиком - можно заполнить реквизит "Общий исполнитель" и задача согласования замены номенклатуры на аналог будет поставлена только ему:
4. При необходимости указать комментарий и нажать кнопку "Отправить на согласование":
Результатом выполненных ранее действий будет являться задача согласования, которая направлена в проектный отдел исполнителям. При этом проектировщику придет "уведомление" окном о поступлении новой задачи.
Поставленную задачу можно увидеть перейдя по гиперссылке "Задачи" в документе "Заказ поставщику":
Со стороны отдела проектирования для использования механизма необходимо:
1. Открыть задачу согласования замены номенклатуры на аналог. Подробнее о работе с задачами мне
В левой части задачи отображаются все документы производства по которым необходима замена и заказ поставщику из которого замена была инициирована:
В правой части задачи, в ее описании отображается текстовая подробная информация о заменах. В каком документе какую номенклатуру в каком количестве и на какой аналог необходимо заменить:
2. Проанализировать возможность замены номенклатуру и принять решение о согласовании замены, либо отклонения такого варианта замен. После принятия решения - нажать кнопку "Согласовано" либо написать возражение и нажать кнопку "Не согласовано":
Выбран вариант "Согласовано":
При успешном согласовании проектировщиком замены номенклатуры на аналог, сразу после выполнения задачи номенклатура изменится в документах "Заказ поставщику":
В документах "Этап производства":
При этом инициатору придет уведомление окном об успешном согласовании замены номенклатуры на аналог:
Выбран вариант "Не согласовано":
Инициатору придет уведомление окном о результате согласования замены номенклатуры на аналог:
При открытии инициатором задачи ознакомления можно увидеть результат "Не согласовано" и комментарий проектировщика:
Реестр платежей
Платежи по заказам поставщиков осуществляются ежедневно согласно реестру платежей который в течении дня формируется на основании счетов на оплату направленных в экономический отдел.
Для направления заказа поставщику в реестр платежей необходимо выполнить следующий действия:
1. Добавить файл со счетом на оплату от поставщика в заказ поставщика.
Для добавления файла со счетом на оплату от поставщика необходимо открыть документ "Заказ поставщику" и нажать на кнопку "Добавить файлы с диска" (кнопка с картинкой "скрепки"):
Откроется диалоговое окно для выбора файла с вашего персонального компьютера в котором необходимо выбрать файл со счетом на оплату от поставщика и нажать кнопку "Открыть":
Переименовывать файл в соответствии с ранее принятым стандартом нет необходимости, при выгрузке файлы переименуются автоматически
После выбора файла программа уведомит о создании файла, а рядом с кнопкой "Добавить файлы с диска" (кнопка с картинкой "скрепки") появится надпись-гиперссылка "Файлы" с отображением количества:
В документе "Заказ поставщику" присутствует гиперссылка "Реестр платежей":
Гиперссылка необходима для быстрого перехода в реестр с отбором по текущему заказу для оперативного просмотра прошлых и текущих платежей:
2. Отправить заказ поставщику в реестр платежей
Для отправки заказа поставщику в реестр платежей необходимо открыть документ "Заказ поставщику" и нажать на кнопку "Отправить в реестр оплат":
Откроется новое окно с параметрами оплаты в котором будут автоматически заполнены реквизиты "Контрагент" и "Дата оплаты" - текущий день:
Далее необходимо самостоятельно заполнить реквизиты:
"Номер счета" - в соответствии со счетом на оплату от поставщика.
"% оплаты" - процент оплаты. Например "100% предоплата".
"Сумма платежа" - заполняется автоматически по данным заказа поставщика. При изменении суммы платеже - рассчитывается % оплаты и наоборот, при изменении % оплаты пересчитывается сумма платежа
"Аванс"/"Долг" - признак платежа. Авансовый платеж поставщику или оплата долга.
"Комментарий" - при необходимости.
Заполненные параметры оплаты должны выглядеть следующим образом:
Завершающее действие для направление заказа поставщику в реестр платежей - нажать на кнопку "Отправить в реестр":
В зависимости от вашего уровня доступа заказ поставщику либо сразу попадет в реестр платежей в экономический отдел, либо будет создана задача по согласованию оплаты счета с руководителем отдела логистики
После нажатия кнопки "Отправить в реестр" в случае, если вашего уровня доступа недостаточно для прямого направления заказа поставщика в реестр платежей - автоматически будет создана задача согласования оплаты счета о чем программа нас проинформирует:
Все задачи по документу можно посмотреть перейдя по гиперссылке "Задачи" в верхней части окна:
Руководителю отдела снабжения придет задача о необходимости согласования оплаты счета с вложенным заказом поставщику:
При успешном согласовании заказ поставщику попадет в реестр платежей.
При результате "Не согласовано" инициатору задачи придет уведомление окном об отрицательном результате согласования. Ознакомиться с результатом можно перейдя по ссылке из окна уведомлений, из "Задач мне" или по гиперссылке "Задачи" в заказе поставщику.
Чтобы посмотреть реестр всех платежей по заказам поставщикам - у пользователей с расширенными правами в разделе "Neo-Term", присутствует такая возможность:
Откроется список всех платежей по заказам поставщикам, где так же присутствует возможность сделать отбор по дате и осуществить поиск по документам:
