Работа с тендерными договорами и приложениями к ним

Основная суть работы с тендерными договорами и приложениями к ним у МПС заключается в коммуникации с клиентом и заполнении информации наших организаций.

Необходимо совершить следующие действия:

Оформление и согласование тендерной документации

Заполнение тендерного договора и приложения

Отправка договора и приложений на согласование заказчику

Добавление договора и приложения в ERP

Процесс согласования, подписания договора и приложения в ERP

1. Оформление и согласование тендерной документации в ERP

Тендерный специалист получает тендерную документацию и направляет менеджеру по сопровождению для оформления в ERP.

Для того, чтобы оформить тендерную документацию необходимо перейти в раздел - "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать"- "Тендерная документация" - "Создать":

Откроется страница “Создание документа”, где необходимо заполнить все реквизиты:

Реквизиты "Вид документа", "Папка", "Подготовил" - заполнится автоматически!

Реквизиты для заполнения:

Реквизит

Что содержит?

Где находится?

Заголовок

Наименование документа

Содержание

Краткое содержание документа, основная суть.

Организация

Наша организация

Контрагент

Юридическое лицо, с которым заключается договор на выполнение определенных услуг, поставку товаров.

Контактное лицо

Это человек, который отвечает за коммуникацию и представляет свою компанию

Подписал

Подписант тендерной документации

Сумма

Общая стоимость договора

Проект

В случае если договор относится к проекту - его необходимо выбрать

Подразделение

Отдел ответственного сотрудника

Ответственный

Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.

Форма

Форма договора, выбрать бумажная или электронная

Далее необходимо прикрепить документ тендерной документации. Для этого нажмите кнопку "Добавить" - "Загрузить с диска:

Выбрать файл тендерной документации и нажать кнопку - "Открыть":

Файл документа прикреплен!

Теперь документ необходимо отправить на согласование и подписание. Для этого переходим на страницу "Обработка" - "Начать обработку":

Подробнее о работе с задачами

После того, как документ будет подписан - его необходимо зарегистрировать. Открываем документ и нажимаем кнопку - "Зарегистрировать" для присвоения регистрационного номера:

Регистрационный номер и дата регистрации присвоены!

2. Заполнение тендерного договора и приложения

Тендерный специалист направляет МПС формы документов, которые необходимо заполнить и отправить обратно на проверку в заполненном виде.

Документы, которые потребуются для заполнения:

Карточка предприятия

Учредительные документы компании

Остальные необходимые документы может предоставить тендерный специалист!

Пример отправляемой формы

После заполнения и проверки тендерным специалистом, необходимо отправить договор и приложение на согласование заказчику.

3. Отправка договора и приложений на согласование заказчику

Далее совершается отправка документов заказчику, тендерный специалист курирует согласование договора со стороны заказчика:

Процесс согласования договора и приложения с заказчиком

4. Добавление договора и приложения в ERP

Подробнее о добавлении договора и приложения в ERP

5. Процесс согласования, подписания договора и приложения в ERP

Подробнее о процессе согласования, подписания договора и приложения в ERP