Документооборот компании

• Работа с договорами
• Создание договора
• Работа с тендерными договорами и приложениями к ним
• Как указать несколько проектов в документе?
• Работа с входящими письмами
• Создание входящего письма
• Запуск документа в процесс согласования и подписания
• Работа с исходящими письмами
• Создание исходящего письма
• Запуск документа в процесс согласования и подписания
• Отправка исходящего письма контрагенту

Работа с договорами

Создание договора

Договор

Создать договор можно двумя способами:

1. Создание договора из справочника "Документы"
2. Создание договора на основании документа "Заказ клиента"
   

Для создания договора из справочника "Документы" необходимо перейти в раздел "Документооборот" и открыть справочник "Документы":

Откроется справочник, где хранятся документы компании: Подробно про справочник "Документы"

Перед началом создания Договора нужно нажать кнопку "Создать":

После нажатия на кнопку "Создать" откроется окно "Создание нового документа", в котором отображается список видов документа:

Из предложенного списка необходимо выбрать вид документа, который будет соответствовать создаваемому договору. Чтобы верно определить вид документа воспользуйтесь памяткой:

Вставить памятку

После того как вид документа выбран необходимо нажать кнопку "Создать":

Для создания договора на основании документа "Заказ клиента" нужно нажать кнопку "Создать на основании" и из предложенного списка выбрать "Создать договор":

После выбора "Создать договор" откроется окно "Создание нового документа":

Из предложенного списка выбрать нужный шаблон договора нажав на него двойным нажатием

Работа с тендерными договорами и приложениями к ним

Основная суть работы с тендерными договорами и приложениями к ним у МПС заключается в коммуникации с клиентом и заполнении информации наших организаций.

Необходимо совершить следующие действия:

1. Оформление и согласование тендерной документации
2. Заполнение тендерного договора и приложения
3. Отправка договора и приложений на согласование заказчику
4. Добавление договора и приложения в ERP
5. Процесс согласования, подписания договора и приложения в ERP

1. Оформление и согласование тендерной документации в ERP

Тендерный специалист получает тендерную документацию и направляет менеджеру по сопровождению для оформления в ERP.

Для того, чтобы оформить тендерную документацию необходимо перейти в раздел - "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать"- "Тендерная документация" - "Создать":

Откроется страница “Создание документа”, где необходимо заполнить все реквизиты:

Реквизиты "Вид документа", "Папка", "Подготовил" - заполнится автоматически!

Реквизиты для заполнения:

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Заголовок	Наименование документа
Содержание	Краткое содержание документа, основная суть.
Организация	Наша организация
Контрагент	Юридическое лицо, с которым заключается договор на выполнение определенных услуг, поставку товаров.
Контактное лицо	Это человек, который отвечает за коммуникацию и представляет свою компанию
Подписал	Подписант тендерной документации
Сумма	Общая стоимость договора
Проект	В случае если договор относится к проекту - его необходимо выбрать
Подразделение	Отдел ответственного сотрудника
Ответственный	Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.
Форма	Форма договора, выбрать бумажная или электронная

Далее необходимо прикрепить документ тендерной документации. Для этого нажмите кнопку "Добавить" - "Загрузить с диска:

Выбрать файл тендерной документации и нажать кнопку - "Открыть":

Файл документа прикреплен!

Теперь документ необходимо отправить на согласование и подписание. Для этого переходим на страницу "Обработка" - "Начать обработку":

Подробнее о работе с задачами

После того, как документ будет подписан - его необходимо зарегистрировать. Открываем документ и нажимаем кнопку - "Зарегистрировать" для присвоения регистрационного номера:

Регистрационный номер и дата регистрации присвоены!

2. Заполнение тендерного договора и приложения

Тендерный специалист направляет МПС формы документов, которые необходимо заполнить и отправить обратно на проверку в заполненном виде.

 Документы, которые потребуются для заполнения:

1. Карточка предприятия
2. Учредительные документы компании

Остальные необходимые документы может предоставить тендерный специалист!

Пример отправляемой формы

После заполнения и проверки тендерным специалистом, необходимо отправить договор и приложение на согласование заказчику.

3. Отправка договора и приложений на согласование заказчику

Далее совершается отправка документов заказчику, тендерный специалист курирует согласование договора со стороны заказчика:

Процесс согласования договора и приложения с заказчиком

4. Добавление договора и приложения в ERP

Подробнее о добавлении договора и приложения в ERP

5. Процесс согласования, подписания договора и приложения в ERP

Подробнее о процессе согласования, подписания договора и приложения в ERP

Как указать несколько проектов в документе?

Для того чтобы в случае необходимости указать несколько проектов в документе, необходимо:

В карточке документа заполнить реквизит проект. Для указания нескольких проектов нажать на кнопку расположенную справа от строки ввода проекта:

После нажатия на кнопку откроется вкладка "Проекты", где необходимо выбрать нужные проекты:

Для того чтобы перейти к выбору проектов необходимо нажать на кнопку :

После нажатия на кнопку появиться строка ввода, в которой необходимо ввести наименование нужно проекта и из предложенного программой списка выбрать проект:

А также для выбора нужного проекта можно открыть список всех проектов компании и из предложенного списка выбрать нужный. Для это необходимо нажать "Показать все":

После нажатия на "Показать все" откроется окно со списком всех проектов компании:

Повторить описанные действия с добавлением каждого проекта:

 

Работа с входящими письмами

Создание входящего письма

Входящее письмо  - это письмо, которое приходит на наш почтовый ящик. Оно может содержать информацию о новых заявках, ответы на исходящие письма и т.д.

Для создания входящего письма открываем раздел "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":

Еще есть возможность создания на основании входящего письма!

Для этого необходимо перейти в раздел - "Документооборот" - "Почта":

Откроется список писем, где необходимо выбрать письмо и нажать кнопку - "Создать на основании" - "Документ":

Либо открыть письмо, чтобы ознакомиться подробнее и нажать кнопку - "Создать на основании" - "Документ":

Далее откроется окно, где необходимо выбрать вид входящего письма:

Вид входящего письма	Значение
Запрос актов сверки взаиморасчетов	Запрос от контрагента, направленный на получение документа о наличии или отсутствии задолженностей между двумя сторонами.
Запрос из налоговых органов	Запрос документов из налоговых органов
Информационное письмо от поставщика	Письмо от поставщика, которое содержит такую информацию как: информация о компании, продукт который предлагает поставщик и т.д.
Оплата, возврат ДС, погашение задолженности	Информация об оплате, возврате денежных средств или о погашение задолженности
Первичные бухгалтерские документы	Входящее письмо, которое содержит в себе запрос на такие документы как: УПД и Акт выполненных работ.
Переписка с контрагентом	Процесс обмена электронными письмами между нашей организацией и контрагентом.
Претензия, исковое заявление, отзыв ответчика	Входящее письмо по претензионно-исковой работе
Рассылка от ТД Взлет	Информационная рассылка от ТД Взлет

После того, как вид входящего письма определен и выбран - необходимо нажать кнопку “Создать”:

Откроется страница “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизиты "Вид документа", "Папка", "Подразделение", "Подготовил" - заполнится автоматически!

Реквизиты для заполнения:

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Краткое содержание	Краткое содержание документа, основная суть.
Предмет переписки	Это документ, о котором идет речь в переписке.  Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.
Организация	Организация, для которой было адресовано письмо
Адресат	Человек, которому было направлено входящее письмо
Получен	Способ получения документа: Email - по электронной почте Курьер - курьером лично в руки Почта - в отделении "Почта России"
В ответ на	Исходящее письмо в ответ на которое мы создаем входящее письмо Заполняется в случае, если входящий документ получен в ответ на исходящий!
Отправитель	Человек, от которого было получено письмо
Подписал	Подписант входящего письма
Исходящий от	Исходящая дата, присвоенная отправителем
Комментарий	Дополнительная информация входящего письма
Проект	В случае, если письмо относится к проекту - его необходимо выбрать. Информация уточняется у ответственного менеджера!
Ответственный	Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.
Форма	Форма договора, выбрать бумажная или электронная

Чтобы добавить файл - необходимо перейти - "Добавить" - "Выбрать нужный файл" - "Открыть":

Прикрепленный файл появится на странице - "Файлы":

После проделанных действий - важно зарегистрировать документ, чтобы присвоить регистрационный номер. Для этого нажимаем на кнопку - "Зарегистрировать":

Присвоится регистрационный номер и дата регистрации!

Запуск документа в процесс согласования и подписания

Для того, чтобы отправить документ в обработку - необходимо нажать на вкладку - "Обработка" - "Начать обработку":

Далее пользователь увидит сообщение о том, что обработка начата:

Работа с исходящими письмами

Создание исходящего письма

Для создания нового исходящего письма необходимо перейти в раздел "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":

Так же можно создать исходящее письмо на основании уже созданного документа. для этого необходимо нажать на кнопку “Создать на основании”:

Откроется новое окно где необходимо выбрать вид документа и нажать кнопку “Создать”:

Вид документа	Значение
О сроках поставки оборудования	Это вид документа, который отправляется контрагенту, чтобы оповестить о сроках производства оборудования;
Переписка с контрагентом	Это вид документа, рассылаемый компанией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы;
Презентационное письмо	Это письмо, которое содержит информацию о компании, ее продуктах или услугах, а также о том, как она может помочь в решении проблем или достижении целей клиента.
Рассылка в ТД Взлет	Это исходящее письмо, в котором указана следующая информация: наименование, оборудование, количество, наименование объекта и т.д. , которая направляется в ТД Взлет для закрепления определенного объекта за менеджером.

Для того, чтобы ускорить поиск вида документа, воспользуйтесь строкой поиска!

После выбора шаблона исходящего письма откроется окно “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизиты “Вид документа”, "Наименование", “Организация”, "Папка", “Подразделение”, "Подготовил" - заполнятся автоматически!

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Краткое содержание	Краткое содержание документа, основная суть.
Предмет переписки	Это документ, о котором идет речь в переписке.  Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.
В ответ на	Входящее письмо, в ответ на которое мы создаем исходящее письмо. Заполняется в случае, если исходящий документ отправляется в ответ на входящий!
Адресат	Человек, которому было направлено входящее письмо
№ получателя	Входящий номер, присвоенный получателем
Способ	Способ получения документа контрагентом: Email - по электронной почте Курьер - курьером лично в руки Почта - в отделении "Почта России"
Комментарий	Дополнительная информация исходящего письма
Ответственный	Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.
Форма	Форма документа, выбрать бумажная или электронная

В случае, если создается типовое исходящее письмо, то файл документа уже есть и его необходимо заполнить данными документа. Для этого необходимо перейти на страницу “Файлы”, выделить файл с документом, нажать кнопку “Еще” и выбрать команду “Заполнить файл данными документа”. Все заполненные ранее данные из реквизитов документа автоматически заполнятся в файле исходящего письма.

В случае, если создается нетиповой документ - после заполнения реквизитов необходимо приложить файл документа. Для этого необходимо нажать кнопку “Добавить файл”. Откроется окно “Создание нового файла” где необходимо нажать на кнопку “Загрузить с диска”:

Откроется окно “Выбор файла”, где необходимо выбрать нужный файл и нажать открыть:

После чего файл появится на странице "Файлы", далее необходимо нажать кнопку "Записать":

Запуск документа в процесс согласования и подписания

Для того, чтобы отправить документ в обработку - необходимо нажать на вкладку - "Обработка" - "Начать обработку":

Далее пользователь увидит сообщение о том, что обработка начата:

Когда письмо будет утверждено подписантом, пользователь получит задачу о том, что необходимо зарегистрировать и отправить исходящее письмо:

Далее открываем предмет задачи:

И нажимаем кнопку - “Зарегистрировать” , чтобы присвоить документу регистрационный номер.

Вы увидите уведомление о том, что документ находится у вас на регистрации!

Регистрационный номер и дата - присвоены!

Направляем документ в печать, после чего подписываем, и ставим печать. Нажимаем вкладку - "Обзор" - Правой кнопкой мыши нажимаем на документ - "Напечатать":

После того, как документ был подписан, была поставлена печать и отсканирован - его нужно прикрепить к документу, делается следующим образом:

Открываем вкладку "Обзор" - жмем "Правой кнопкой мыши" на документ - "Обновить из файла на диске":

Выбираем файл документа и жмем кнопку - "Открыть":

Для того, чтобы показать файлы всех расширений, нажмите кнопку - "Все файлы"!

Далее появится окно, где необходимо заполнить информацию об изменении файла и нажать кнопку - "Готово":

Визуально документ должен измениться на отсканированный вариант:

Далее необходимо закрыть задачу, для этого нажимаем кнопку - "Перейти к регистрации":

Нажимаем кнопку - "Зарегистрировать":

Отправка исходящего письма контрагенту

Перед тем как переходить к отправке письма - необходимо получить задачу:

Обязательно необходимо уточнить подробную информацию об отправке письма у ответственного менеджера!

Чтобы отправить письмо по электронной почте, необходимо нажать кнопку - "Отправить" - "По почте" - "Перейти к отправке":

Откроется встроенный модуль почты, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Кому	Еmail контрагента, на который отправляется письмо.
Тема письма	Основная краткая суть письма:
Содержание письма	Подробная информация об отправляемом письме
Учетная запись	Учетная запись почты, с которой отправляется письмо

После того, как все реквизиты буду заполнены, необходимо нажать кнопку - "Отправить":

Исходящее письмо - отправлено!

В заключение, открываем задачу об отправке письма и нажимаем кнопку - "Выполнена", тем самым мы сигнализируем о, том что отправка письма осуществлена: