# Работа с исходящими письмами



# Создание исходящего письма

Для создания нового исходящего письма необходимо перейти в раздел **"Документооборот" - "Документы"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/3oWimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/3oWimage.png)

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - **"Создать"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/xDximage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/xDximage.png)

Так же можно создать исходящее письмо на основании уже созданного документа. для этого необходимо нажать на кнопку **“Создать на основании”**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/qrnimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/qrnimage.png)

Откроется новое окно где необходимо выбрать **вид документа** и нажать кнопку **“Создать”**:

<table border="1" id="bkmrk-%D0%92%D0%B8%D0%B4-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%B0-%D0%97%D0%BD%D0%B0%D1%87%D0%B5%D0%BD" style="border-collapse: collapse; width: 100%; height: 245.953px;"><colgroup><col style="width: 15.9456%;"></col><col style="width: 84.0544%;"></col></colgroup><tbody><tr style="height: 33.7969px;"><td class="align-center" style="height: 33.7969px;">**Вид документа**

</td><td class="align-center" style="height: 33.7969px;">**Значение**</td></tr><tr style="height: 64.375px;"><td class="align-left" style="height: 64.375px;">О сроках поставки оборудования</td><td style="height: 64.375px;">Это вид документа, который отправляется контрагенту, чтобы оповестить о сроках производства оборудования;</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td class="align-left" style="height: 46.5938px;">Переписка с контрагентом</td><td style="height: 46.5938px;">Это вид документа, рассылаемый компанией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы;</td></tr><tr style="height: 46.5938px;"><td class="align-left" style="height: 46.5938px;">Презентационное письмо</td><td style="height: 46.5938px;">Это письмо, которое содержит информацию о компании, ее продуктах или услугах, а также о том, как она может помочь в решении проблем или достижении целей клиента.</td></tr><tr style="height: 54.5938px;"><td class="align-left" style="height: 54.5938px;">Рассылка в ТД Взлет</td><td style="height: 54.5938px;">Это исходящее письмо, в котором указана следующая информация: наименование, оборудование, количество, наименование объекта и т.д. , которая направляется в ТД Взлет для закрепления определенного объекта за менеджером.</td></tr></tbody></table>

<p class="callout info">**Для того, чтобы ускорить поиск вида документа, воспользуйтесь строкой поиска!**</p>

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/xI1image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/xI1image.png)

После выбора шаблона исходящего письма откроется окно **“Создание документа”**, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

<p class="callout info">Реквизиты **“Вид документа”, "Наименование",** **“Организация”, "Папка", “Подразделение”, "Подготовил" - заполнятся автоматически!**</p>

<table border="1" id="bkmrk-%D0%A0%D0%B5%D0%BA%D0%B2%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%82-%D0%A7%D1%82%D0%BE-%D1%81%D0%BE%D0%B4%D0%B5%D1%80%D0%B6%D0%B8" style="width: 100%;"><tbody><tr><td class="align-center" style="width: 20.8941%;">**Реквизит**</td><td class="align-center" style="width: 48.2035%;">**Что содержит?**</td><td class="align-center" style="width: 30.9023%;">**Где находится?**</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">Краткое содержание</td><td style="width: 48.2035%;">Краткое содержание документа, основная суть.</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/S63image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/S63image.png)

</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">Предмет переписки</td><td style="width: 48.2035%;">Это документ, о котором идет речь в переписке.

<p class="callout success">**Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.**</p>

</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/iuiimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/iuiimage.png)

</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">В ответ на</td><td data-colwidth="175" style="width: 48.2035%;">**Входящее письмо,** в ответ на которое мы создаем **исходящее письмо.**

<p class="callout success">Заполняется в случае, если исходящий документ отправляется в ответ на входящий!</p>

</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/8Jkimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/8Jkimage.png)

</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">Адресат</td><td style="width: 48.2035%;">Человек, которому было направлено входящее письмо</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/mraimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/mraimage.png)

</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">№ получателя</td><td style="width: 48.2035%;">Входящий номер, присвоенный получателем</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/WMzimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/WMzimage.png)

</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">Способ</td><td data-colwidth="175" style="width: 48.2035%;">Способ получения документа контрагентом:

<p class="callout success">**Email -** по электронной почте</p>

<p class="callout success">**Курьер -** курьером лично в руки</p>

<p class="callout success">**Почта** **-** в отделении **"Почта России"**</p>

</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/uHhimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/uHhimage.png)

</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">Комментарий</td><td style="width: 48.2035%;">Дополнительная информация исходящего письма</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/Ufuimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/Ufuimage.png)

</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">Ответственный</td><td style="width: 48.2035%;">Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/PoLimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/PoLimage.png)

</td></tr><tr><td style="width: 20.8941%;">Форма</td><td style="width: 48.2035%;">Форма документа, выбрать **бумажная или электронная**</td><td style="width: 30.9023%;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/2caimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/2caimage.png)

</td></tr></tbody></table>

В случае, если создается **типовое исходящее письмо**, то файл документа уже есть и его необходимо заполнить данными документа. Для этого необходимо перейти на страницу **“Файлы”**, выделить файл с документом, нажать кнопку **“Еще”** и выбрать команду **“Заполнить файл данными документа”.** Все заполненные ранее данные из реквизитов документа автоматически заполнятся в файле исходящего письма.

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/ZNYimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/ZNYimage.png)

В случае, если создается нетиповой документ - после заполнения реквизитов необходимо приложить файл документа. Для этого необходимо нажать кнопку **“Добавить файл**”. Откроется окно **“Создание нового файла”** где необходимо нажать на кнопку **“Загрузить с диска”:**

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/JWqimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/JWqimage.png)

Откроется окно **“Выбор файла”**, где необходимо выбрать нужный файл и нажать открыть:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/DpDimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/DpDimage.png)

После чего файл появится на странице **"Файлы"**, далее необходимо нажать кнопку **"Записать"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/Ieqimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/Ieqimage.png)

# Запуск документа в процесс согласования и подписания

Для того, чтобы отправить документ в обработку - необходимо нажать на вкладку - **"Обработка" - "Начать обработку"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/2rqimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/2rqimage.png)

Далее пользователь увидит сообщение о том, что обработка начата:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/hTpimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/hTpimage.png)

Когда письмо будет утверждено подписантом, пользователь получит задачу о том, что необходимо зарегистрировать и отправить исходящее письмо:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/9eHimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/9eHimage.png)

Далее открываем предмет задачи:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/gPAimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/gPAimage.png)

И нажимаем кнопку - **“Зарегистрировать” ,** чтобы присвоить документу регистрационный номер.

<p class="callout info">**Вы увидите уведомление о том, что документ находится у вас на регистрации!**</p>

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/oauimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/oauimage.png)

<p class="callout success">**Регистрационный номер и дата - присвоены!**</p>

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/TuIimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/TuIimage.png)

Направляем документ в печать, после чего подписываем, и ставим печать. Нажимаем вкладку - **"Обзор" - Правой кнопкой мыши нажимаем на документ - "Напечатать":**

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/ad6image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/ad6image.png)

После того, как документ был подписан, была поставлена печать и отсканирован - его нужно прикрепить к документу, делается следующим образом:

Открываем вкладку **"Обзор"** - жмем **"Правой кнопкой мыши"** на документ - **"Обновить из файла на диске"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/oNSimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/oNSimage.png)

Выбираем файл документа и жмем кнопку - **"Открыть":**

<p class="callout info">**Для того, чтобы показать файлы всех расширений, нажмите кнопку - "Все файлы"!**</p>

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/gDPimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/gDPimage.png)

Далее появится окно, где необходимо заполнить информацию об изменении файла и нажать кнопку - **"Готово"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/SFrimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/SFrimage.png)

Визуально документ должен измениться на отсканированный вариант:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/4wzimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/4wzimage.png)

Далее необходимо закрыть задачу, для этого нажимаем кнопку - **"Перейти к регистрации"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/JGvimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/JGvimage.png)

Нажимаем кнопку - **"Зарегистрировать"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/jG6image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/jG6image.png)

# Отправка исходящего письма контрагенту

Перед тем как переходить к отправке письма - необходимо получить задачу:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/av8image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/av8image.png)

<p class="callout info">**Обязательно необходимо уточнить подробную информацию об отправке письма у ответственного менеджера!**</p>

Чтобы отправить письмо по электронной почте, необходимо нажать кнопку **- "Отправить" - "По почте" - "Перейти к отправке":**

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/glMimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/glMimage.png)

Откроется встроенный модуль почты, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

<table border="1" id="bkmrk-%D0%A0%D0%B5%D0%BA%D0%B2%D0%B8%D0%B7%D0%B8%D1%82-%D0%A7%D1%82%D0%BE-%D0%BE%D0%B7%D0%BD%D0%B0%D1%87%D0%B0%D0%B5" style="width: 100%; height: 595.453px;"><tbody><tr style="height: 0px;"></tr><tr style="height: 29.7969px;"><td style="width: 13.498%; height: 29.7969px;">**Реквизит**</td><td class="align-center" style="width: 53.2511%; height: 29.7969px;">**Что содержит?**</td><td class="align-center" style="width: 33.3745%; height: 29.7969px;">**Где находится?**</td></tr><tr style="height: 61.719px;"><td style="width: 13.498%; height: 61.719px;">Кому</td><td class="align-center" style="width: 53.2511%; height: 61.719px;">Еmail контрагента, на который отправляется письмо.

</td><td style="width: 33.3745%; height: 61.719px;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/aPYimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/aPYimage.png)

</td></tr><tr style="height: 155.672px;"><td style="width: 13.498%; height: 155.672px;">Тема письма</td><td style="width: 53.2511%; height: 155.672px;">Основная краткая суть письма:</td><td style="width: 33.3745%; height: 155.672px;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/PyFimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/PyFimage.png)

</td></tr><tr style="height: 170.203px;"><td style="width: 13.498%; height: 170.203px;">Содержание письма</td><td style="width: 53.2511%; height: 170.203px;">Подробная информация об отправляемом письме</td><td style="width: 33.3745%; height: 170.203px;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/Yy8image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/Yy8image.png)

</td></tr><tr style="height: 178.062px;"><td style="width: 13.498%; height: 178.062px;">Учетная запись</td><td style="width: 53.2511%; height: 178.062px;">Учетная запись почты, с которой отправляется письмо

</td><td style="width: 33.3745%; height: 178.062px;">[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/frRimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/frRimage.png)

</td></tr></tbody></table>

После того, как все реквизиты буду заполнены, необходимо нажать кнопку - **"Отправить"**:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/NGhimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/NGhimage.png)

<p class="callout success">**Исходящее письмо - отправлено!**</p>

В заключение, открываем задачу об отправке письма и нажимаем кнопку - **"Выполнена"**, тем самым мы сигнализируем о, том что отправка письма осуществлена:

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/wstimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/wstimage.png)