Работа с исходящими письмами

• Создание исходящего письма
• Запуск документа в процесс согласования и подписания
• Отправка исходящего письма контрагенту

Создание исходящего письма

Для создания нового исходящего письма необходимо перейти в раздел "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":

Так же можно создать исходящее письмо на основании уже созданного документа. для этого необходимо нажать на кнопку “Создать на основании”:

Откроется новое окно где необходимо выбрать вид документа и нажать кнопку “Создать”:

Вид документа	Значение
О сроках поставки оборудования	Это вид документа, который отправляется контрагенту, чтобы оповестить о сроках производства оборудования;
Переписка с контрагентом	Это вид документа, рассылаемый компанией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы;
Презентационное письмо	Это письмо, которое содержит информацию о компании, ее продуктах или услугах, а также о том, как она может помочь в решении проблем или достижении целей клиента.
Рассылка в ТД Взлет	Это исходящее письмо, в котором указана следующая информация: наименование, оборудование, количество, наименование объекта и т.д. , которая направляется в ТД Взлет для закрепления определенного объекта за менеджером.

Для того, чтобы ускорить поиск вида документа, воспользуйтесь строкой поиска!

После выбора шаблона исходящего письма откроется окно “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизиты “Вид документа”, "Наименование", “Организация”, "Папка", “Подразделение”, "Подготовил" - заполнятся автоматически!

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Краткое содержание	Краткое содержание документа, основная суть.
Предмет переписки	Это документ, о котором идет речь в переписке.  Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.
В ответ на	Входящее письмо, в ответ на которое мы создаем исходящее письмо. Заполняется в случае, если исходящий документ отправляется в ответ на входящий!
Адресат	Человек, которому было направлено входящее письмо
№ получателя	Входящий номер, присвоенный получателем
Способ	Способ получения документа контрагентом: Email - по электронной почте Курьер - курьером лично в руки Почта - в отделении "Почта России"
Комментарий	Дополнительная информация исходящего письма
Ответственный	Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.
Форма	Форма документа, выбрать бумажная или электронная

В случае, если создается типовое исходящее письмо, то файл документа уже есть и его необходимо заполнить данными документа. Для этого необходимо перейти на страницу “Файлы”, выделить файл с документом, нажать кнопку “Еще” и выбрать команду “Заполнить файл данными документа”. Все заполненные ранее данные из реквизитов документа автоматически заполнятся в файле исходящего письма.

В случае, если создается нетиповой документ - после заполнения реквизитов необходимо приложить файл документа. Для этого необходимо нажать кнопку “Добавить файл”. Откроется окно “Создание нового файла” где необходимо нажать на кнопку “Загрузить с диска”:

Откроется окно “Выбор файла”, где необходимо выбрать нужный файл и нажать открыть:

После чего файл появится на странице "Файлы", далее необходимо нажать кнопку "Записать":

Запуск документа в процесс согласования и подписания

Для того, чтобы отправить документ в обработку - необходимо нажать на вкладку - "Обработка" - "Начать обработку":

Далее пользователь увидит сообщение о том, что обработка начата:

Когда письмо будет утверждено подписантом, пользователь получит задачу о том, что необходимо зарегистрировать и отправить исходящее письмо:

Далее открываем предмет задачи:

И нажимаем кнопку - “Зарегистрировать” , чтобы присвоить документу регистрационный номер.

Вы увидите уведомление о том, что документ находится у вас на регистрации!

Регистрационный номер и дата - присвоены!

Направляем документ в печать, после чего подписываем, и ставим печать. Нажимаем вкладку - "Обзор" - Правой кнопкой мыши нажимаем на документ - "Напечатать":

После того, как документ был подписан, была поставлена печать и отсканирован - его нужно прикрепить к документу, делается следующим образом:

Открываем вкладку "Обзор" - жмем "Правой кнопкой мыши" на документ - "Обновить из файла на диске":

Выбираем файл документа и жмем кнопку - "Открыть":

Для того, чтобы показать файлы всех расширений, нажмите кнопку - "Все файлы"!

Далее появится окно, где необходимо заполнить информацию об изменении файла и нажать кнопку - "Готово":

Визуально документ должен измениться на отсканированный вариант:

Далее необходимо закрыть задачу, для этого нажимаем кнопку - "Перейти к регистрации":

Нажимаем кнопку - "Зарегистрировать":

Отправка исходящего письма контрагенту

Перед тем как переходить к отправке письма - необходимо получить задачу:

Обязательно необходимо уточнить подробную информацию об отправке письма у ответственного менеджера!

Чтобы отправить письмо по электронной почте, необходимо нажать кнопку - "Отправить" - "По почте" - "Перейти к отправке":

Откроется встроенный модуль почты, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Кому	Еmail контрагента, на который отправляется письмо.
Тема письма	Основная краткая суть письма:
Содержание письма	Подробная информация об отправляемом письме
Учетная запись	Учетная запись почты, с которой отправляется письмо

После того, как все реквизиты буду заполнены, необходимо нажать кнопку - "Отправить":

Исходящее письмо - отправлено!

В заключение, открываем задачу об отправке письма и нажимаем кнопку - "Выполнена", тем самым мы сигнализируем о, том что отправка письма осуществлена: