Правила оформления исходящих писем (документов)

Перед отправкой документа на согласование, необходимо оформить документ в соответствии с нашими правилами.  Для этого необходимо выбрать "Файл" - нажать правой кнопкой мыши - "Редактировать":

image.png


Далее необходимо проверить правильность заполнения документа, руководствуясь типовыми правилами подготовки документов:

image.png


Дальнейшее редактирование и анализ файла будет зависеть от организации!

  1. Оформление Исходящего письма "Взлет МСК"
  2. Оформление Исходящего письма "Завод Нео-Терм"
  3. Оформление Исходящего письма "Нео - Терм"
  4. Оформление Исходящего письма "ПКБ Основа"
  5. Оформление Исходящего письма "ИП Петрова"
  6. Оформление Исходящего письма "ИП Кузнецова"
1. Оформление исходящего письма "Взлет МСК"
Шрифт, размер

Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель  – Tahoma размер 8;

🔹 Курсив: допускается только для примечаний

🔹 Жирный: допускается для обращения, подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи  

🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством)









Поля , абзацы, выравнивание, интервал исх. письма
  • Номер исх., обращение, подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта; Текст письма выровнен по ширине;                           
  • Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.) после обращения начинается на отступе 4,5 - применимо ко всем абзацам;
  • Данные  получателя письма располагаются  в верхней правой части документа, выровнены по левому краю по букве "р." в шапке документа  
    • ВАЖНО! Исключения составляют судебные письма, по просьбе юриста т.к. в судебных очень много данных и подгоняя их под наши стандарты, выглядит это не приемлемо для суда. В таких письмах ориентируемся по количеству текста, выравниваем от середины документа, ориентир в шапке "кв-л"
  • Одинарный интервал;









Реквизит "номер и дата документа" Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа;2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек.
 

Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025









Реквизит "Адресат" При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата -  указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому");  У адресата инициалы пишутся после фамилии.;
Приложения к исх. Письму Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу;
Реквизит "Подпись" Должность подписанта  инициалы и фамилия  указываются в И.П.,инициалы и фамилия  печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия.
Отметка об исполнителе Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. 
Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем  дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75
Нумерация страниц 
  • Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем.  
  • Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа.









Маркировка и нумерация в тексте

Используем маркировку (другие не используем): 
1. Черточки 
2. Черные жирные точки

Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно 









image.png


2. Оформление Исходящего письма "Завод Нео-Терм"
Шрифт, размер

Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель  – Tahoma размер 8.

🔹 Курсив: допускается только для примечаний

🔹 Жирный: допускается для обращения, подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи   

🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством)









Поля , абзацы, выравнивание, интервал  исх. письма

Номер исх., подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта. Текст письма выровнен по ширине.     









 Обращение выравнено по центру документа.









Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.) на отступе 1,5 - применимо ко всем абзацам.









Данные  получателя письма выровнены по левому краю по началу реквизитов организации.

    • ВАЖНО! Исключения составляют судебные письма, по просьбе юриста т.к. в судебных очень много данных и подгоняя их под наши стандарты, выглядит это не приемлемо для суда. В таких письмах ориентируемся по количеству текста, выравниваем от середины документа









Одинарный интервал.









Реквизит "номер и дата документа" Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа;2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек.

Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025 









Реквизит "Адресат" При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата -  указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому");  У адресата инициалы пишутся после фамилии.









Приложения к исх. Письму Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу;









Реквизит "Подпись" Должность подписанта  инициалы и фамилия  указываются в И.П.,инициалы и фамилия  печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия.









Отметка об исполнителе Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. 
Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем  дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75
Нумерация страниц  Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. 









Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа.









Маркировка и нумерация в тексте

Используем маркировку (другие не используем): 
1. Черточки 
2. Черные жирные точки

Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно 









image.png


3. Оформление Исходящего письма "Нео - Терм"
Шрифт, размер

Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель  – Tahoma размер 8.

🔹 Курсив: допускается только для примечаний

🔹 Жирный: допускается для обращения, подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи  

🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством)









Поля , абзацы, выравнивание, интервал  исх. письма Номер исх., подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта    Текст письма выровнен по ширине.       









Обращение выравнено по центру документа.









Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.) после обращения начинается на отступе 2.0 - применимо ко всем абзацам.









Данные  получателя письма выровнены по левому краю по началу реквизитов организации (номера телефона).

    • ВАЖНО! Исключения составляют судебные письма, по просьбе юриста т.к. в судебных очень много данных и подгоняя их под наши стандарты, выглядит это не приемлемо для суда. В таких письмах ориентируемся по количеству текста, выравниваем от середины документа









Одинарный интервал.









Реквизит "номер и дата документа"

Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа;2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек.

Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025.









Реквизит "Адресат" При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата -  указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому");  У адресата инициалы пишутся после фамилии.









Приложения к исх. Письму Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу;









Реквизит "Подпись" Должность подписанта  инициалы и фамилия  указываются в И.П.,инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия.









Отметка об исполнителе

Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. 
Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем  дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75
Нумерация страниц  Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. 









Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа.









Маркировка и нумерация в тексте

Используем маркировку (другие не используем): 
1. Черточки 
2. Черные жирные точки

Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно 









image.png


4. Оформление исходящего письма "ПКБ Основа"
Шрифт, размер

Весь шрифт документа Arial размер 12, кроме нижней части, где указан исполнитель  – Arial размер 10.

🔹 Курсив: допускается только для примечаний

🔹 Жирный: допускается для обращения + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи  

🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством)
Поля , абзацы, выравнивание, интервал  исх. письма

Номер исх., подписант, исполнитель, текст документа - выровнены по левому краю. 

Текст письма выровнен по ширине.                                                                                          
Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.). Обращение и отступ в абзаце - начинаются на отступе 1.25 - применимо ко всем абзацам. Ориентир - буквы "о_О" в шапке документа. 

Данные  получателя письма выровнены по левому краю по началу реквизитов организации.

    • ВАЖНО! Исключения составляют судебные письма, по просьбе юриста т.к. в судебных очень много данных и подгоняя их под наши стандарты, выглядит это не приемлемо для суда. В таких письмах ориентируемся по количеству текста, выравниваем от середины документа
Одинарный интервал.
Реквизит "номер и дата документа"

Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа;2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек.
 

Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025.
Реквизит "Адресат" При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата -  указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому");  У адресата инициалы пишутся после фамилии.
Приложения к исх. Письму Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу;
Реквизит "Подпись" Должность подписанта  инициалы и фамилия  указываются в И.П.,инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия.
Отметка об исполнителе Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. 
Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем  дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75
Нумерация страниц  Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. 
Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа.
Маркировка и нумерация в тексте

Используем маркировку (другие не используем): 
1. Черточки 
2. Черные жирные точки

Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно 

image.png


5. Оформление исходящего письма "ИП Петрова"

Шрифт, размер

Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель  – Tahoma размер 8.

🔹 Курсив: допускается только для примечаний

🔹 Жирный: допускается для подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи  

🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством)
Поля , абзацы, выравнивание, интервал  исх. письма

Номер исх., подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта      Текст письма выровнен по ширине. 
Обращение выравнено по центру документа.

Абзац текста - выровнены по левому краю по началу текта.

Данные  получателя письма выровнены по левому краю по букве "Ь" в слове "Предприниматель"

    • ВАЖНО! Исключения составляют судебные письма, по просьбе юриста т.к. в судебных очень много данных и подгоняя их под наши стандарты, выглядит это не приемлемо для суда. В таких письмах ориентируемся по количеству текста, выравниваем от середины документа
Одинарный интервал.
Реквизит "номер и дата документа"

Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа; 2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек.

Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025.
Реквизит "Адресат" При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата -  указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому");  У адресата инициалы пишутся после фамилии.
Приложения к исх. Письму Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу;
Реквизит "Подпись" Должность подписанта  инициалы и фамилия  указываются в И.П., инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия.
Отметка об исполнителе Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. 
Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем  дефисом крайнюю левую группу в три цифры: 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75
Нумерация страниц  Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. 
Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа.
Маркировка и нумерация в тексте

Используем маркировку (другие не используем): 
1. Черточки 
2. Черные жирные точки

Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно 

image.png

6. Оформление исходящего письма "ИП Кузнецова"

Шрифт, размер

Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель  – Tahoma размер 8.

🔹 Курсив: допускается только для примечаний

🔹 Жирный: допускается для подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи  

🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством)
Поля , абзацы, выравнивание, интервал  исх. письма

Номер исх., подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта        Текст письма выровнен по ширине.                        
Обращение выравнено по центру документа.

Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.), на отступе 1,25 - применимо ко всем абзацам. 
Ориентир бирюзовая буква "К" в шапке

Данные  получателя письма выровнены по левому краю документа

    • ВАЖНО! Исключения составляют судебные письма, по просьбе юриста т.к. в судебных очень много данных и подгоняя их под наши стандарты, выглядит это не приемлемо для суда. В таких письмах ориентируемся по количеству текста, выравниваем от середины документа
Одинарный интервал.
Реквизит "номер и дата документа"

Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа; 2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек.

Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025.
Реквизит "Адресат" При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата -  указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому");  У адресата инициалы пишутся после фамилии.
Приложения к исх. Письму Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу;
Реквизит "Подпись" Должность подписанта  инициалы и фамилия  указываются в И.П.,инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия.
Отметка об исполнителе Состоит из указания ФИО и контактного номера телофона. 
Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем  дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75
Нумерация страниц  Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. 
Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа.
Маркировка и нумерация в тексте

Используем маркировку (другие не используем): 
1. Черточки 
2. Черные жирные точки

Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно 

image.png

После подписания, подгружаем в ДО ровные сканы (либо сразу ровно сканируем, либо выравниваем в Adobe)

Revision #8
Created 5 March 2025 12:07:26 by Лилия Агаева
Updated 30 September 2025 14:52:29 by Лилия Агаева