Обработка входящих заявок от клиентов
В нашей компании Заявки от клиентов поступают на общие почты : mail@vzljot.moscow, mail@neo-term.ru или через входящий звонок по тел. 8 (800) 200-44-45; +7 (3452) 393-555; +7 (495) 407-06-75.
Заявки принимаются менеджерами по сопровождению (МПС) по электронной почте или посредством входящего звонка.
- Прием заявки;
- Создание заказа клиента;
- Выставление счет клиенту;
- Сопровождение заказа клиента на всех стадиях до отгрузки.
1. Прием заявки
1.1. По телефонному звонку:
В случае, если поступил звонок от клиента с просьбой выставить счет или коммерческое предложение на оборудование, необходимо попросить клиента направить запрос на электронную почту с карточкой организации. Подробнее об обработке входящих звонков
1.2 По электронной почте
Для того, чтобы открыть почтовый клиент необходимо перейти в раздел "Главное" и нажать на виджет "Почта":
Либо воспользоваться разделом "Документооборот" и нажать "Почта":
Откроется форма "Почта" в левой части которой расположены адреса электронных почт с папками (входящие, исходящие, отправленные, корзина, черновики), в правой части список писем в выбранной папке:
Так же при клике на строку с письмом, в нижней части отображается его содержание
Для того, чтобы открыть письмо и внимательно изучить его – нужно нажать 2 раза левой клавишей мыши, таким образом можно увидеть письмо полностью и все вложенные файлы:
С общей почтой работают несколько сотрудников (офис-менеджеры и менеджеры по сопровождению). В случае, если кто-то берет письмо в работу, он отмечает его цветным флажком. Таким образом можно быстро определить было ли письмо отработано и кем.
«Флажок» - это индивидуальная метка обозначенная цветом, которая присваивается каждому офис-менеджеру и менеджеру по сопровождению
На общие почты компании поступают не только заявки от клиентов, но и другие письма различного содержания. Поэтому для корректной обработки входящей заявки необходимо ее идентифицировать, в нашей компании заявки подразделяются на два вида:
- Продукция Нео-Терм
Является оборудованием собственного производства.
- Продукция Взлет
Оборудование, которое мы поставляем по Дилерскому соглашению с ТД Взлет.
| Вид заявки | Ключевые слова в заявке | На какой электронный адрес поступает заявка |
| Продукция Нео-Терм | Котельные, Тепловые пункты, Станции повышения давления и пожаротушения, Узлы учета тепла, воды, жидкостей, газа, Шкафы автоматизации, Силовые шкафы, Электрические котлы | mail@neo-term.ru |
| Продукция Взлет |
Тепловычислитель, расходомер и т.д. В основном позиции прайс "Взлет" |
mail@vzljot.moscow |
После того как мы идентифицировали письмо как заявку от клиента необходимо установить флажок, для этого необходимо нажать два раза левой клавишей мыши на область колонки «Флажок»:
После чего появится флажок сотрудника, который сигнализирует о том, что письмо взято в работу:
При просмотре писем – видны флажки другого цвета это означает что письмо взято в работу другим сотрудником: офис-менеджером или менеджером по сопровождению.
После установки флажка менеджеру по сопровождению необходимо создать заказ клиента.
Следующим шагом является создание документа "Заказ клиента". Перед его создание необходимо убедиться в полноте данных об организации-контрагенте. Как правило, во вложении к письму должна быть "Карточка предприятия", если она отсутствует, то необходимо ответным письмом запросить ее у клиента, для этого необходимо:
В письме нажимаем кнопку "Ответить"
После нажатия на кнопку "Ответить" откроется форма Исходящее письмо. Необходимо написать письмо с следующим содержанием:
"Добрый день!
После написания письма нажимаем кнопку "Отправить"
После того как клиент ответным письмом пришлет "Карточку предприятия", можно создавать заказ-заявку
Для подробного ознакомления с инструкцией необходимо перейти по гиперссылке: Создание заказ-заявки от клиента