# Работа с входящими письмами # Обработка входящей рассылки от ТД Взлет Входящая рассылка от ТД Взлет - это информирование заводом-изготовителем оборудования Взлет, о закреплении объекта/проекта, а также конечного заказчика, дистрибьюторов(представителей). Входящая рассылка от ТД Взлет поступает на электронную почту ООО "Взлет-МСК" - [mail@vzljot.moscow.](mailto:mail@vzljot.moscow)[ ](mailto:mail@vzljot.moscow) Все поступающие рассылки от ТД Взлет отрабатывают менеджеры по сопровождению Укрупненно процесс обработки Входящей рассылки от ТД Взлет выглядит следующим образом: 1. Прием и идентификация электронного письма как Входящая рассылка от ТД Взлет; 2. Оформление документа Входящее письмо в программе 1с ЕРП 3. Запуск рассылки в процесс оповещения менеджеров **1. Прием и идентификация электронного письма как Входящей рассылки от ТД Взлет** Для идентификации электронного письма как Входящая рассылка от ТД Взлет обратите внимание на адрес отправителя, тему письма и файл во вложении: 1. Адрес отправителя: mail@vzljot.ru 2. Тема письма: "Информация от ГК "Взлет". О возможных запросах на приобретение оборудования..." 3. Файл во вложении: это письмо оформленное на официальном бланке и содержит информацию о запрашиваемом оборудовании, а также об объекте/проекте и конечном заказчике и выглядит следующим образом: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/scaled-1680-/image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/image.png) После идентификации входящего письма как Входящая рассылка от ТД Взлет необходимо отметить письмо, что оно взято в работу для этого в столбце "Обрабатывающий письмо" поставьте отметку двойным нажатием на ячейку, как показано ниже: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/scaled-1680-/yEmimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/yEmimage.png) После двойного нажатия отобразиться ваше ФИО это будет означать, что вы взяли письмо в работу: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/scaled-1680-/PuEimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/PuEimage.png) **2. Оформление документа Входящее письмо в программе 1с ЕРП** В форме "Почта" необходимо выделить нужное электронное письмо и в меню "Создать на основании" выбрать "Документ": [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/scaled-1680-/Z53image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/Z53image.png) Затем откроется окно "Создание нового документа" со списком предполагаемых документов для создания. Из данного письма нужно выбрать и раскрыть папку "Входящая/Исходящая корреспонденция, затем выбрать и раскрыть папку "Входящее письмо" как показано на картинке ниже: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/scaled-1680-/qJEimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/qJEimage.png) После выбора и раскрытия папки "Входящее письмо" отобразиться список предполагаемых тем письма. Из предложенного письма нужно двойным нажатием выбрать тематику "Рассылка от ТД Взлет": [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/scaled-1680-/QvVimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/QvVimage.png) После выбора тематики "Рассылка от ТД Взлет" откроется форма создания документа: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/scaled-1680-/kYmimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2024-03/kYmimage.png) # Создание входящего письма Входящее письмо - это письмо, которое приходит на наш почтовый ящик. Оно может содержать информацию о новых заявках, ответы на исходящие письма и т.д. Для создания входящего письма открываем раздел **"Документооборот" - "Документы":** [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/WT8image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/WT8image.png) Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - **"Создать"**: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/2yqimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/2yqimage.png)

**Еще есть возможность создания на основании входящего письма!**

Для этого необходимо перейти в раздел **- "Документооборот" - "Почта"**: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/ATPimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/ATPimage.png) Откроется список писем, где необходимо выбрать письмо и нажать кнопку - **"Создать на основании" - "Документ"**: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/Bckimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/Bckimage.png) Либо открыть письмо, чтобы ознакомиться подробнее и нажать кнопку - **"Создать на основании" - "Документ"**: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/Hwuimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/Hwuimage.png) Далее откроется окно, где необходимо выбрать вид **входящего письма:**
**Вид входящего письма****Значение**
Запрос актов сверки взаиморасчетовЗапрос от контрагента, направленный на получение документа о наличии или отсутствии задолженностей между двумя сторонами.
Запрос из налоговых органовЗапрос документов из налоговых органов
Информационное письмо от поставщикаПисьмо от поставщика, которое содержит такую информацию как: информация о компании, продукт который предлагает поставщик и т.д.
Оплата, возврат ДС, погашение задолженностиИнформация об оплате, возврате денежных средств или о погашение задолженности
Первичные бухгалтерские документыВходящее письмо, которое содержит в себе запрос на такие документы как: УПД и Акт выполненных работ.
Переписка с контрагентомПроцесс обмена электронными письмами между нашей организацией и контрагентом.
Претензия, исковое заявление, отзыв ответчикаВходящее письмо по претензионно-исковой работе
Рассылка от ТД ВзлетИнформационная рассылка от ТД Взлет
После того, как **вид входящего письма** определен и выбран - необходимо нажать кнопку **“Создать”**: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/sSsimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/sSsimage.png) Откроется страница **“Создание документа”**, где необходимо заполнить следующие реквизиты: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/07fimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/07fimage.png)

Реквизиты **"Вид документа", "Папка", "Подразделение", "Подготовил"** - заполнится **автоматически!**

**Реквизиты для заполнения:**
**Реквизит****Что содержит?****Где находится?**
Краткое содержаниеКраткое содержание документа, основная суть.[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/HlPimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/HlPimage.png)
Предмет перепискиЭто документ, о котором идет речь в переписке.

**Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.**

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/DXJimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/DXJimage.png)
ОрганизацияОрганизация, для которой было адресовано письмо[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/ausimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/ausimage.png)
АдресатЧеловек, которому было направлено входящее письмо[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/vRrimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/vRrimage.png)
ПолученСпособ получения документа:

**Email -** по электронной почте

**Курьер -** курьером лично в руки

**Почта** **-** в отделении **"Почта России"**

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/bGbimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/bGbimage.png)
В ответ на**Исходящее письмо** в ответ на которое мы создаем **входящее письмо**

Заполняется в случае, если входящий документ получен в ответ на исходящий!

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/0XVimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/0XVimage.png)
ОтправительЧеловек, от которого было получено письмо[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/95limage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/95limage.png)
ПодписалПодписант входящего письма[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/yYUimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/yYUimage.png)
Исходящий отИсходящая дата, присвоенная отправителем [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/9YRimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/9YRimage.png)
КомментарийДополнительная информация входящего письма[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/Scuimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/Scuimage.png)
ПроектВ случае, если письмо относится к проекту - его необходимо **выбрать.**

**Информация уточняется у ответственного менеджера!**

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/rLvimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/rLvimage.png)
ОтветственныйСотрудник, который владеет всей информацией по документу.[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/fLrimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/fLrimage.png)
ФормаФорма договора, выбрать **бумажная или электронная**[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/dKnimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/dKnimage.png)
Чтобы добавить файл - необходимо перейти - **"Добавить" - "Выбрать нужный файл" - "Открыть":** [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/SEXimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/SEXimage.png) Прикрепленный файл появится на странице - **"Файлы":** [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/gJJimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/gJJimage.png) После проделанных действий - важно зарегистрировать документ, чтобы присвоить регистрационный номер. Для этого нажимаем на кнопку - **"Зарегистрировать":** [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/0Slimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/0Slimage.png)

**Присвоится регистрационный номер и дата регистрации!**

[![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/1bfimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/1bfimage.png) # Запуск документа в процесс согласования и подписания Для того, чтобы отправить документ в обработку - необходимо нажать на вкладку - **"Обработка" - "Начать обработку"**: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/4u3image.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/4u3image.png) Далее пользователь увидит сообщение о том, что обработка начата: [![image.png](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/scaled-1680-/zjgimage.png)](http://wiki.neo-term.top/uploads/images/gallery/2023-06/zjgimage.png)