Работа с входящими письмами

• Обработка входящей рассылки от ТД Взлет
• Создание входящего письма
• Запуск документа в процесс согласования и подписания

Обработка входящей рассылки от ТД Взлет

Входящая рассылка от ТД Взлет - это информирование заводом-изготовителем оборудования Взлет, о закреплении объекта/проекта, а также конечного заказчика, дистрибьюторов(представителей).

Входящая рассылка от ТД Взлет поступает на электронную почту ООО "Взлет-МСК" - mail@vzljot.moscow. 

Все поступающие рассылки от ТД Взлет отрабатывают менеджеры по сопровождению

Укрупненно процесс обработки Входящей рассылки от ТД Взлет выглядит следующим образом:

1. Прием и идентификация электронного письма как Входящая рассылка от ТД Взлет;
2. Оформление документа Входящее письмо в программе 1с ЕРП
3. Запуск рассылки в процесс оповещения менеджеров

1. Прием и идентификация электронного письма как Входящей рассылки от ТД Взлет

Для идентификации электронного письма как Входящая рассылка от ТД Взлет обратите внимание на адрес отправителя, тему письма и файл во вложении:

1. Адрес отправителя: mail@vzljot.ru
2. Тема письма: "Информация от ГК "Взлет". О возможных запросах на приобретение оборудования..."
3. Файл во вложении: это письмо оформленное на официальном бланке и содержит информацию о запрашиваемом оборудовании, а также об объекте/проекте и конечном заказчике и выглядит следующим образом: 

После идентификации входящего письма как Входящая рассылка от ТД Взлет необходимо отметить письмо, что оно взято в работу для этого в столбце "Обрабатывающий письмо" поставьте отметку двойным нажатием на ячейку, как показано ниже:

После двойного нажатия отобразиться ваше ФИО это будет означать, что вы взяли письмо в работу:

2. Оформление документа Входящее письмо в программе 1с ЕРП

В форме "Почта" необходимо выделить нужное электронное письмо и в меню "Создать на основании" выбрать "Документ":

Затем откроется окно "Создание нового документа" со списком предполагаемых документов для создания. Из данного письма нужно выбрать и раскрыть папку "Входящая/Исходящая корреспонденция, затем выбрать и раскрыть папку "Входящее письмо" как показано на картинке ниже:

После выбора и раскрытия папки "Входящее письмо" отобразиться список предполагаемых тем письма. Из предложенного письма нужно двойным нажатием выбрать тематику "Рассылка от ТД Взлет":

После выбора тематики "Рассылка от ТД Взлет" откроется форма создания документа:

Создание входящего письма

Входящее письмо  - это письмо, которое приходит на наш почтовый ящик. Оно может содержать информацию о новых заявках, ответы на исходящие письма и т.д.

Для создания входящего письма открываем раздел "Документооборот" - "Документы":

Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":

Еще есть возможность создания на основании входящего письма!

Для этого необходимо перейти в раздел - "Документооборот" - "Почта":

Откроется список писем, где необходимо выбрать письмо и нажать кнопку - "Создать на основании" - "Документ":

Либо открыть письмо, чтобы ознакомиться подробнее и нажать кнопку - "Создать на основании" - "Документ":

Далее откроется окно, где необходимо выбрать вид входящего письма:

Вид входящего письма	Значение
Запрос актов сверки взаиморасчетов	Запрос от контрагента, направленный на получение документа о наличии или отсутствии задолженностей между двумя сторонами.
Запрос из налоговых органов	Запрос документов из налоговых органов
Информационное письмо от поставщика	Письмо от поставщика, которое содержит такую информацию как: информация о компании, продукт который предлагает поставщик и т.д.
Оплата, возврат ДС, погашение задолженности	Информация об оплате, возврате денежных средств или о погашение задолженности
Первичные бухгалтерские документы	Входящее письмо, которое содержит в себе запрос на такие документы как: УПД и Акт выполненных работ.
Переписка с контрагентом	Процесс обмена электронными письмами между нашей организацией и контрагентом.
Претензия, исковое заявление, отзыв ответчика	Входящее письмо по претензионно-исковой работе
Рассылка от ТД Взлет	Информационная рассылка от ТД Взлет

После того, как вид входящего письма определен и выбран - необходимо нажать кнопку “Создать”:

Откроется страница “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:

Реквизиты "Вид документа", "Папка", "Подразделение", "Подготовил" - заполнится автоматически!

Реквизиты для заполнения:

Реквизит	Что содержит?	Где находится?
Краткое содержание	Краткое содержание документа, основная суть.
Предмет переписки	Это документ, о котором идет речь в переписке.  Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д.
Организация	Организация, для которой было адресовано письмо
Адресат	Человек, которому было направлено входящее письмо
Получен	Способ получения документа: Email - по электронной почте Курьер - курьером лично в руки Почта - в отделении "Почта России"
В ответ на	Исходящее письмо в ответ на которое мы создаем входящее письмо Заполняется в случае, если входящий документ получен в ответ на исходящий!
Отправитель	Человек, от которого было получено письмо
Подписал	Подписант входящего письма
Исходящий от	Исходящая дата, присвоенная отправителем
Комментарий	Дополнительная информация входящего письма
Проект	В случае, если письмо относится к проекту - его необходимо выбрать. Информация уточняется у ответственного менеджера!
Ответственный	Сотрудник, который владеет всей информацией по документу.
Форма	Форма договора, выбрать бумажная или электронная

Чтобы добавить файл - необходимо перейти - "Добавить" - "Выбрать нужный файл" - "Открыть":

Прикрепленный файл появится на странице - "Файлы":

После проделанных действий - важно зарегистрировать документ, чтобы присвоить регистрационный номер. Для этого нажимаем на кнопку - "Зарегистрировать":

Присвоится регистрационный номер и дата регистрации!

Запуск документа в процесс согласования и подписания

Для того, чтобы отправить документ в обработку - необходимо нажать на вкладку - "Обработка" - "Начать обработку":

Далее пользователь увидит сообщение о том, что обработка начата: