Работа с исходящими письмами
- Создание исходящего письма
- Запуск документа в процесс согласования и подписания
- Правила оформления исходящих писем (документов)
- Типичные ошибки при работе с документами и подсказки по решению часто возникающих ошибок
Создание исходящего письма
Для создания нового исходящего письма необходимо перейти в раздел "Документооборот" - "Документы":
Откроется список документов, где необходимо нажать кнопку - "Создать":
Так же можно создать исходящее письмо на основании уже созданного документа. для этого необходимо нажать на кнопку “Создать на основании”:
Откроется новое окно где необходимо выбрать вид документа и нажать кнопку “Создать”:
|
Вид документа |
Значение |
| О сроках поставки оборудования | Это вид документа, который отправляется контрагенту, чтобы оповестить о сроках производства оборудования; |
| Переписка с контрагентом | Это вид документа, рассылаемый компанией как по своей инициативе, так и в качестве ответа на какие-то входящие документы и запросы; |
| Презентационное письмо | Это письмо, которое содержит информацию о компании, ее продуктах или услугах, а также о том, как она может помочь в решении проблем или достижении целей клиента. |
| Рассылка в ТД Взлет | Это исходящее письмо, в котором указана следующая информация: наименование, оборудование, количество, наименование объекта и т.д. , которая направляется в ТД Взлет для закрепления определенного объекта за менеджером. |
Для того, чтобы ускорить поиск вида документа, воспользуйтесь строкой поиска!
После выбора шаблона исходящего письма откроется окно “Создание документа”, где необходимо заполнить следующие реквизиты:
Реквизиты “Вид документа”, "Наименование", “Организация”, "Папка", “Подразделение”, "Подготовил" - заполнятся автоматически!
| Реквизит | Что содержит? | Где находится? |
| Краткое содержание | Краткое содержание документа, основная суть. |
|
| Предмет переписки |
Это документ, о котором идет речь в переписке. Предметом переписки может быть - договор, письмо и т.д. |
|
| В ответ на |
Входящее письмо, в ответ на которое мы создаем исходящее письмо. Заполняется в случае, если исходящий документ отправляется в ответ на входящий! |
|
| Адресат | Человек, которому было направлено входящее письмо |
|
| № получателя | Входящий номер, присвоенный получателем |
|
| Способ |
Способ получения документа контрагентом: Email - по электронной почте Курьер - курьером лично в руки Почта - в отделении "Почта России" |
|
| Комментарий | Дополнительная информация исходящего письма |
|
| Ответственный | Сотрудник, который владеет всей информацией по документу. |
|
| Форма | Форма документа, выбрать бумажная или электронная |
|
В случае, если создается типовое исходящее письмо, то файл документа уже есть и его необходимо заполнить данными документа. Для этого необходимо перейти на страницу “Файлы”, выделить файл с документом, нажать кнопку “Еще” и выбрать команду “Заполнить файл данными документа”. Все заполненные ранее данные из реквизитов документа автоматически заполнятся в файле исходящего письма.
В случае, если создается нетиповой документ - после заполнения реквизитов необходимо приложить файл документа. Для этого необходимо нажать кнопку “Добавить файл”. Откроется окно “Создание нового файла” где необходимо нажать на кнопку “Загрузить с диска”:
Откроется окно “Выбор файла”, где необходимо выбрать нужный файл и нажать открыть:
После чего файл появится на странице "Файлы", далее необходимо нажать кнопку "Записать":
Запуск документа в процесс согласования и подписания
Для того, чтобы отправить документ в обработку - необходимо нажать на вкладку - "Обработка" - "Начать обработку":
Далее пользователь увидит сообщение о том, что обработка начата:
Когда письмо будет утверждено подписантом, пользователь получит задачу о том, что необходимо зарегистрировать и отправить исходящее письмо:
Далее открываем предмет задачи:
И нажимаем кнопку - “Зарегистрировать” , чтобы присвоить документу регистрационный номер.
Вы увидите уведомление о том, что документ находится у вас на регистрации!
Регистрационный номер и дата - присвоены!
Направляем документ в печать, после чего подписываем, и ставим печать. Нажимаем вкладку - "Обзор" - Правой кнопкой мыши нажимаем на документ - "Напечатать":
После того, как документ был подписан, была поставлена печать и отсканирован - его нужно прикрепить к документу, делается следующим образом:
Открываем вкладку "Обзор" - жмем "Правой кнопкой мыши" на документ - "Обновить из файла на диске":
Выбираем файл документа и жмем кнопку - "Открыть":
Для того, чтобы показать файлы всех расширений, нажмите кнопку - "Все файлы"!
Далее появится окно, где необходимо заполнить информацию об изменении файла и нажать кнопку - "Готово":
Визуально документ должен измениться на отсканированный вариант:
Далее необходимо закрыть задачу, для этого нажимаем кнопку - "Перейти к регистрации":
Нажимаем кнопку - "Зарегистрировать":
Правила оформления исходящих писем (документов)
Перед отправкой документа на согласование, необходимо оформить документ в соответствии с нашими правилами. Для этого необходимо выбрать "Файл" - нажать правой кнопкой мыши - "Редактировать":
Далее необходимо проверить правильность заполнения документа, руководствуясь типовыми правилами подготовки документов:
Дальнейшее редактирование и анализ файла будет зависеть от организации!
- Оформление Исходящего письма "Взлет МСК"
- Оформление Исходящего письма "Завод Нео-Терм"
- Оформление Исходящего письма "Нео - Терм"
- Оформление Исходящего письма "ПКБ Основа"
- Оформление Исходящего письма "ИП Петрова"
- Оформление Исходящего письма "ИП Кузнецова"
1. Оформление исходящего письма "Взлет МСК"
| Шрифт, размер |
Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель – Tahoma размер 8; 🔹 Курсив: допускается только для примечаний 🔹 Жирный: допускается для обращения, подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи 🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством) |
||||||||||
| Поля , абзацы, выравнивание, интервал исх. письма |
|
||||||||||
| Реквизит "номер и дата документа" | Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа;2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек. Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025 |
||||||||||
| Реквизит "Адресат" | При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата - указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому"); У адресата инициалы пишутся после фамилии.; | ||||||||||
| Приложения к исх. Письму | Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу; | ||||||||||
| Реквизит "Подпись" | Должность подписанта инициалы и фамилия указываются в И.П.,инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия. | ||||||||||
| Отметка об исполнителе | Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75 |
||||||||||
| Нумерация страниц |
|
||||||||||
| Маркировка и нумерация в тексте |
Используем маркировку (другие не используем):
Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно
|
||||||||||
2. Оформление Исходящего письма "Завод Нео-Терм"
| Шрифт, размер |
Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель – Tahoma размер 8. 🔹 Курсив: допускается только для примечаний 🔹 Жирный: допускается для обращения, подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи 🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством) |
||||||||||
| Поля , абзацы, выравнивание, интервал исх. письма |
Номер исх., подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта. Текст письма выровнен по ширине. |
||||||||||
| Обращение выравнено по центру документа. | |||||||||||
| Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.) на отступе 1,5 - применимо ко всем абзацам. | |||||||||||
|
Данные получателя письма выровнены по левому краю по началу реквизитов организации.
|
|||||||||||
| Одинарный интервал. | |||||||||||
| Реквизит "номер и дата документа" | Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа;2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек. Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025 |
||||||||||
| Реквизит "Адресат" | При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата - указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому"); У адресата инициалы пишутся после фамилии. | ||||||||||
| Приложения к исх. Письму | Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу; | ||||||||||
| Реквизит "Подпись" | Должность подписанта инициалы и фамилия указываются в И.П.,инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия. | ||||||||||
| Отметка об исполнителе | Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75 |
||||||||||
| Нумерация страниц | Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. | ||||||||||
| Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа. | |||||||||||
| Маркировка и нумерация в тексте |
Используем маркировку (другие не используем):
Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно
|
||||||||||
3. Оформление Исходящего письма "Нео - Терм"
| Шрифт, размер |
Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель – Tahoma размер 8. 🔹 Курсив: допускается только для примечаний 🔹 Жирный: допускается для обращения, подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи 🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством) |
||||||||||
| Поля , абзацы, выравнивание, интервал исх. письма | Номер исх., подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта Текст письма выровнен по ширине. | ||||||||||
| Обращение выравнено по центру документа. | |||||||||||
| Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.) после обращения начинается на отступе 2.0 - применимо ко всем абзацам. | |||||||||||
|
Данные получателя письма выровнены по левому краю по началу реквизитов организации (номера телефона).
|
|||||||||||
| Одинарный интервал. | |||||||||||
| Реквизит "номер и дата документа" |
Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа;2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек. Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025. |
||||||||||
| Реквизит "Адресат" | При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата - указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому"); У адресата инициалы пишутся после фамилии. | ||||||||||
| Приложения к исх. Письму | Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу; | ||||||||||
| Реквизит "Подпись" | Должность подписанта инициалы и фамилия указываются в И.П.,инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия. | ||||||||||
| Отметка об исполнителе |
Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. |
||||||||||
| Нумерация страниц | Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. | ||||||||||
| Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа. | |||||||||||
| Маркировка и нумерация в тексте |
Используем маркировку (другие не используем):
Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно
|
||||||||||
4. Оформление исходящего письма "ПКБ Основа"
| Шрифт, размер |
Весь шрифт документа Arial размер 12, кроме нижней части, где указан исполнитель – Arial размер 10. 🔹 Курсив: допускается только для примечаний 🔹 Жирный: допускается для обращения + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи 🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством) |
| Поля , абзацы, выравнивание, интервал исх. письма |
Номер исх., подписант, исполнитель, текст документа - выровнены по левому краю. Текст письма выровнен по ширине. |
| Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.). Обращение и отступ в абзаце - начинаются на отступе 1.25 - применимо ко всем абзацам. Ориентир - буквы "о_О" в шапке документа. | |
|
Данные получателя письма выровнены по левому краю по началу реквизитов организации.
|
|
| Одинарный интервал. | |
| Реквизит "номер и дата документа" |
Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа;2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек. Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025. |
| Реквизит "Адресат" | При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата - указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому"); У адресата инициалы пишутся после фамилии. |
| Приложения к исх. Письму | Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу; |
| Реквизит "Подпись" | Должность подписанта инициалы и фамилия указываются в И.П.,инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия. |
| Отметка об исполнителе | Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75 |
| Нумерация страниц | Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. |
| Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа. | |
| Маркировка и нумерация в тексте |
Используем маркировку (другие не используем):
Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно
|
5. Оформление исходящего письма "ИП Петрова"
|
Шрифт, размер |
Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель – Tahoma размер 8. 🔹 Курсив: допускается только для примечаний 🔹 Жирный: допускается для подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи 🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством) |
| Поля , абзацы, выравнивание, интервал исх. письма |
Номер исх., подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта Текст письма выровнен по ширине. |
| Обращение выравнено по центру документа. | |
|
Абзац текста - выровнены по левому краю по началу текта. |
|
|
Данные получателя письма выровнены по левому краю по букве "Ь" в слове "Предприниматель"
|
|
| Одинарный интервал. | |
| Реквизит "номер и дата документа" |
Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа; 2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек. Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025. |
| Реквизит "Адресат" | При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата - указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому"); У адресата инициалы пишутся после фамилии. |
| Приложения к исх. Письму | Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу; |
| Реквизит "Подпись" | Должность подписанта инициалы и фамилия указываются в И.П., инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия. |
| Отметка об исполнителе | Состоит из указания ФИО и контактного номера телефона. Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем дефисом крайнюю левую группу в три цифры: 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75 |
| Нумерация страниц | Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. |
| Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа. | |
| Маркировка и нумерация в тексте |
Используем маркировку (другие не используем):
Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно
|
6. Оформление исходящего письма "ИП Кузнецова"
|
Шрифт, размер |
Весь шрифт документа Tahoma размер 10, кроме нижней части, где указан исполнитель – Tahoma размер 8. 🔹 Курсив: допускается только для примечаний 🔹 Жирный: допускается для подписанта + в судебных для адресата, № дела и ФИО судьи 🔹 Подчеркивание: не используется (кроме случаев, требуемых законодательством) |
| Поля , абзацы, выравнивание, интервал исх. письма |
Номер исх., подписант документа, исполнитель - выровнены по левому краю по началу текта Текст письма выровнен по ширине. |
| Обращение выравнено по центру документа. | |
|
Абзац текста после обращения выравнивается по логотипу в бланке организации (см.рис.), на отступе 1,25 - применимо ко всем абзацам. |
|
|
Данные получателя письма выровнены по левому краю документа
|
|
| Одинарный интервал. | |
| Реквизит "номер и дата документа" |
Дата документа соответствует дате утверждения/подписания документа. Дата документа записывается в последовательности – день, месяц, , год, арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.02.2025 (2 цифры для обозначения числа; 2 цифры – для месяца; 4 цифры – для года, после которого не ставится сокращение «г.» Дата документа оформляется без кавычек. Пример: 01.02.2025 или 21.02.2025. |
| Реквизит "Адресат" | При заполнении адресата документа прописываем по порядку: 1.Город получателя документа - указываем в И.П., 2. Наименование организации - указываем в И.П., 3.Должность адресата - указываем в Д.П. ("кому"), 4. Инициалы адресата - указываем в Д.П. ("Кому"); У адресата инициалы пишутся после фамилии. |
| Приложения к исх. Письму | Все документы, которые упоминаются по тексту письма, должны быть приложены к документу; |
| Реквизит "Подпись" | Должность подписанта инициалы и фамилия указываются в И.П.,инициалы и фамилия печатаются с пробелом в такой последовательности: сначала инициалы, а потом фамилия. |
| Отметка об исполнителе | Состоит из указания ФИО и контактного номера телофона. Фио указывается полностью. Запись российских номеров правильно начинать с кода +7 ; в скобках указываются код города или мобильного оператора (495, 812) основной номер указываем без скобок, в номерах телефонов с числом цифр больше шести отделяем дефисом крайнюю левую группу в три цифры : 990-00-00 Пример: +7 (495) 407-06-75 |
| Нумерация страниц | Если документ состоит из двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруем. |
| Номера страниц проставляются арабскими цифрами с правого края нижнего поля листа. | |
| Маркировка и нумерация в тексте |
Используем маркировку (другие не используем):
Работаем исключительно с автоматической маркировкой и автоматической нумерацией, никакого ручного ввода. Выравниваем абзацы только через ползунок линейки. Оформляя нумерацию и маркировку таким способом, документ выглядит аккуратно
|
После подписания, подгружаем в ДО ровные сканы (либо сразу ровно сканируем, либо выравниваем в Adobe)
Типичные ошибки при работе с документами и подсказки по решению часто возникающих ошибок
ПОДСКАЗКА № 1:
Большие пробелы между словами, перенос 1-3 символов на новую строчку - портят визуал
НЕОБХОДИМО пробовать:
1. менять выравнивание
2. делать текст более уплотненным (максимум до 0.3, больше не нужно т.к. уже бросается в глаза)
3. переносить слова
Ориентируемся на количество текста, стараемся визуально упорядочить текст
ПОДСКАЗКА № 2:
Остается 1-2 строчки на новой странице, либо остается пустая новая страница
НЕОБХОДИМО уместить все на одном листе:
1. Пробуем менять разметку страницы;
2. Пробуем удалять интервалы до/после абзацев
3. Проверяем что бы не было пустых листов
ПОДСКАЗКА № 3:
Нет выравнивания в табличных частях документа, как по ширине текста, так и по высоте ячейки
Выделяем таблицу, кликаем правой кнопкой - Свойства таблицы. Выравниваем все в едином стиле. Сложно обозначить единый формат выравнивания т.к. лучше ориентироваться от объема текста, в целом очень часто используем выравнивание по центру
ПОДСКАЗКА № 3:
Не ровное выравнивание заголовков
Не нужно выравнивать заголовки вручную, включаем табуляцию, убираем все пробелы и делаем выравнивание по середине документа
