Электронный документооборот

Информация по ЭДО в карточке документа

Новый интерфейс в карточке документа: 

  1. Состояние ЭДО (электронного документооборота) 
  2. Вкладка ЭП (электронная подпись) 
  3. Автоматическое изменение формы документа* с Бумажной на Электронную 

При создании документа, по умолчанию, карточка выглядит следующим образом. Необходимо заполнить данные, указать подписантов и кликнуть "Записать": 

image.png

Далее в карточку подтянется информация по состоянию ЭДО с контрагентом, так же если контрагент работает в ЭДО, не важно уже с нами или еще не с нами, то реквизит с формой документа, автоматически поменяется на Электронная*: 

* Есть возможность в ручную изменить форму документа с бумажной на электронную. Необходимо для того, что бы была возможность, не обмениваться каким-то конкретными документами по ЭДО по просьбе заказчика, с которым работаем по ЭДО. 

image.png

ВАРИАНТЫ СОСТОЯНИЙ ЭДО: 

1.   image.png

Никого не приглашаем к подписанию документов в ЭДО. Подписали на бумаге, отправили с синей печатью документ 


2.   image.png

Приглашение для подписания документов в ЭДО уже отправлено контрагенту, но еще не принято. Подписываем по процессу документы электронно, после подписания они падают в раздел "Документы к отправке по ЭДО", но документы еще не отправляем, ждем, когда примут наше приглашение


3.   image.png  

Необходимо отправить приглашение контрагенту для подписания документов ЭДО. Когда приглашение направлено, подписываем по процессу документы электронно, после подписания они падают в раздел "Документы к отправке по ЭДО", но документы еще не отправляем, ждем, когда примут наше приглашение


4.   image.png

Можно сразу подписывать документ и направлять его контрагенту из формы "Документы к отправке по ЭДО"


ВКЛАДКА ЭП: 

До подписания документа, вкладка ЭП - пустая: 

image.png

После подписания, во вкладке ЭП отобразится факт подписания документа Электронной подписью: 

image.png


Приглашение контрагента к обмену документами в ЭДО

При создании карточки документа, после записи документа, в карточке отображается Состояние ЭДО:  

image.png


В таком случае: 

image.png

Необходимо отправить приглашение контрагенту для подписания документов ЭДО. Когда приглашение направлено, подписываем по процессу документы электронно, после подписания они падают в раздел "Документы к отправке по ЭДО", но документы еще не отправляем, ждем, когда примут наше приглашение. 

 

ПРОЦЕСС ПРИГЛАШЕНИЯ КОНТРАГЕНТА В ЭДО

Для того что бы пригласить контрагента для электронного обмена документами, нам необходимо:

🔹 Наличие ЭЦП (электронно цифровая подпись) 

🔹 Скопировать ИНН контрагента - 6432027089 

    image.png

🔹 Обратить внимание, на название нашей организации, от которой мы работаем с контрагентом, в данном случае это: 

    image.png

🔹 Перейти в раздел: Документооборот -> Настройки ЭДО: 

image.png

 

🔹 Откроется форма документа Настройки ЭДО документооборота, где будет отображаться список контрагентов,  которых мы приглашаем для обмена Электронными документами: 

image.png

 

СПИСОК КОНТРАГЕНТОВ, можно отфильтровать: 

Организация - наша организация, которая приглашает контрагента для обмена электронными документами: 

image.png

Контрагент - организация, которую мы приглашаем для обмена электронными документами: 

1.jpg

Статус приглашения - информирует пользователя о текущем этапе обработки приглашения к сотрудничеству в рамках электронного документооборота:

image.png

 

СТАТУСЫ, могут быть: 

Требуется отправить

приглашение создано, но еще не отправлено контрагенту
Принято  контрагент получил и принял приглашение
Отклонено контрагент отказался от приглашения
Ожидаем согласия  приглашение отправлено контрагенту, ожидается его решение (принятие или отклонение)
Требуется согласие приглашение требует явного подтверждения со стороны контрагента
Настройка роуминга процесс настройки взаимодействия между разными операторами ЭДО (если контрагент использует другого оператора)
Ошибка произошла техническая ошибка при отправке, получении или обработке приглашения


Отфильтрованный список выглядит следующим образом: 

image.png


🔹 Для того, что бы пригласить нового контрагента, необходимо из формы документа Настройки ЭДО документооборота, кликнуть кнопку Создать:  

image.png


🔹 Далее откроется форма, где отражен список наших видов документов, которые доступны для отправки по ЭДО. Галочки проставляются автоматически в зависимости от выбранных настроек в нашей программе: 

image.png


🔹 Необходимо выбрать нашу организацию, от которой мы будем направлять приглашение и контрагента, которого мы будем приглашать для обмена документами: 

image.png

 

🔹 Далее необходимо выбрать учетную запись нашей организации, кликаем на три точки, после чего программа начнет автоматическую проверку настроек ЭДО: 

image.png

 

🔹 Выбираем нашу основную учетную запись и кликаем "Готово": 

image.png

 

🔹 В новом окне Аутентификация в сервисе ЭДО видим, что отражается наш сертификат, далее кликаем "Ок": 

image.png

 

🔹 Далее автоматически заполнится учетная запись контрагента и статус изменится на Ожидаем согласия:

image.png

P.S.: на скрине, в качестве примера, контрагентом выступает ПКБ Основа

 

🔹 Кликаем "Записать и закрыть":

image.png

 

🔹 Контрагент, которому мы направили приглашение, отображается в общем списке со статусом "Ожидаем согласие": 

image.png

Когда приглашение будет принято, статус изменится на "Принято", а в карточке документа при вводе данных контрагента, будет отображаться Статус ЭДО: 

image.png

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документы доступные для подписания и отправке по ЭДО (Документооборот)

Данные виды документов доступны для подписания и для отправке по электронному документообороту: 

 Договоры доходные 
Договор на выполнение проектных работ
Договор на выполнение строительно-монтажных работ
Договор на поставку блочно-модульных изделий
Договор на поставку типовых изделий
Договор на оказание услуг сервисного обслуживания
 Спецификации 
Спецификация на строительно-монтажные работы
Спецификация на сервисное обслуживание
Спецификация на поставку типовых изделий
Спецификация на поставку блочно-модульных изделий
Спецификация на выполнение проектных работ
Спецификация к расходному договору
 Договор расходный 
Договор расходный
 Составляющие документы договора 
Протокол разногласий к договору 
Приложение к договору 
Дополнительное соглашение к договору
 Документы связанные с исполнением договоров 
Техническое задание 
Рабочая документация 
Проектная документация 
Закрывающие документы по договору 



Данные виды документов доступны для подписания ЭП, отправка осуществляется любым удобным способом, кроме ЭДО: 

 Корреспонденция
Исходящее письмо - по состоянию на 07.04.25 настройка выключена






Отправка подписанных документов контрагенту в ЭДО

Инструкция в разработке... 

Кто такие операторы ЭДО и для чего нужны идентификаторы ЭДО

ОПЕРАТОР ЭДО: 

Оператор электронного документооборота (ЭДО) — это компания, которая предоставляет услуги по обмену электронными документами. Главной задачей такой компании является обеспечение юридической значимости электронных документов.

ИДЕНТИФИКАТОР ЭДО: 

Идентификационный номер ЭДО — это уникальный код, который оператор ЭДО присваивает отправителям и получателям электронных документов — юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

Он состоит из комбинации цифр и латинских букв. Пример: 2BM-170B038D96B34EODA1b2BB86B09585BB

КАКИЕ БЫВАЮТ ОПЕРАТОРЫ ЭДО: 

Некоторые операторы ЭДО и первые три символа их идентификаторов:

Идентификаторы и оператор ЭДО ГК "Нео-терм"

ОПЕРАТОР ЭДО 

«Калуга-Астрал» - наш оператор ЭДО. Используем для обмена электронными документами (договора, спецификации, дополнительные соглашения и все составляющие этих документов).

ИДЕНТИФИКАТОРЫ ЭДО

ООО «Взлет-МСК» 
Идентификатор абонента: 2AE187B55B6-6B80-4068-A8F4-76F805409512

ООО «Завод Нео-Терм» 
Идентификатор абонента: 2AE0EDE9DA7-A188-4A7F-A071-693C68B4E90D

ООО «Нео-Терм» 
Идентификатор абонента: 2AED31988D7-56F0-47AF-8766-0F2F1E5970B0

ООО «ПКБ «Основа
Идентификатор абонента: 2AE31A29096-2534-4B81-8933-14BCDBE411EF

ООО «Энерстер» 
Идентификатор абонента: 2AE4748AB1D-F77C-433B-A3E5-184EF20AAE94

Порядок работы с ЭДО в 1С

СОЗДАНИИ НОВОЙ КАРТОЧКИ В ЭДО 

ОМ / МПС: 

ФОРМА ДОКУМЕНТА

Перед тем, как заполнить карточку, необходимо понимать, где мы будем подписывать документ: на бумаге или в ЭДО. Эту информацию можно уточнить у ответственного по документу.  Когда у нас есть понимание, как будет проходить подписание, в карточке документа необходимо в реквизите Форма документа указать необходимую форму подписания:

Для того, что бы поменять форму документа в карточке, необходимо попросить об этом: Ответственного за делопроизводство (Агаева Лилия) или Руководителя МПС (Москалева Анна). 

image.png

Форму документа необходимо выбрать ДО запуска обработки (процесса согласования) т.к. в зависимости от выбранной формы в процессе меняются участники обработки. 

Когда форма выбрана, необходимо в разделе Обработка проверить, кто включается в процесс после подписания документа: 

  1. Форма Электронная - Оператор ЭДОimage.png
  2. Форма Бумажная - Подготовивший документ image.png

ВАЖНО: форму документа устанавливать ДО запуска процесса обработки, что бы процесс пошел правильно!

Если форма документа Электронная, то необходимо: 

Наладить процесс обмена электронными документами с контрагентом

На этом же этапе, ОМ/МПС необходимо самостоятельно, либо через ответственное лицо по документу связаться с контрагентом для того, что бы контрагент принял наше приглашение в ЭДО.

  1. Уточняем у контрагента, через какого оператора им удобно обмениваться электронными документами. Эту информацию фиксируем в комментарии в карточке документа. 
  2. Сообщаем контрагенту, что сейчас им придет приглашение в ЭДО для обмена электронными документами. (Приглашение контрагенту отправляет ответственный за Делопроизводство, в момент проверки документа после запуска документа в обработку). Если контрагент не видит наше приглашение, просим, что бы они сами направили нам приглашение. Для этого направляем контрагенту наш Идентификатор в зависимости от того, от какой из наших организаций подписывается документ. 




Текущие дела ЭДО (структура папок)

Раздел «Текущие дела ЭДО» в 1С предназначен для централизованного управления электронными документами на всех этапах их жизненного цикла. Для того, что бы перейти в раздел, необходимо кликнуть "Главное" и выбрать "Текущие дела ЭДО" 

image.png


"Текущие дела ЭДО" (Электронный Документооборот) в расширенном режиме содержит структурированные папки для удобной работы с документами.

image.png

1. Папка "Входящие"

Эта папка содержит все документы, полученные от контрагентов через электронный документооборот (ЭДО). Она разделена на несколько подпапок для удобства управления:

Подпапки:

2. Папка "Исходящие"

Эта папка содержит все документы, которые Вы отправляете контрагентам через ЭДО. Она также разделена на подпапки для удобства управления:

Подпапки:

 

3. Папка "Приглашения"

Работа с приглашениями в системе ЭДО (для контрагентов или сотрудников)

Подпапки:

Дополнительные разделы (ссылка)

Текущие дела ЭДО (поиск документов/работа с фильтрами)

Для эффективного поиска документов в системе ЭДО, можно по фильтру найти необходимые документы. Под структурой папок расположено окно "Быстрый поиск": 

image.png

Организация

Контрагент

Дата с / Дата по

Сумма с / Сумма по

Вид документа

Доп. информация

После настройки указанных выше параметров, программа покажет только те документы, которые соответствуют Вашим критериям. Далее необходимо понимать в каком разделе мы ищем документы, к примеру если необходимо осуществить поиск по входящим документам, необходимо кликнуть "Входящие": 

image.png


Подписание и отправка формализованных документов в ЭДО

В электронных документах имеется кнопка "ЭДО" через которую можно выбрать следующие команды ЭДО: 

image.png

Просмотреть электронный документ

image.png

Отправить электронный документ

image.png

Текущие дела ЭДО

image.png

Создать произвольный документ

image.png